En kort kravspecifikation

Kravspecifikationen er et vigtigt dokument i valget af ny digital platform, og der findes efterhånden mange erfaringer med kravspecifikationer. Hvad mange overser er dog hvilken væsentlig rolle indsigt i markedet for de produkter man skal vælge imellem spiller. Dette fører ofte til unødigt lange kravspecifikationer som nemt tvinger dig til at købe en alt for stor og kompleks løsning.

Denne artikel opridser de vigtigste overvejelser der kan hjælpe dig til en bedre og kortere kravspecifikation, typisk på under 20 sider.

Som du spørger får du svar

Som en god tommelfingerregel kan man forvente at tilbudsmaterialet altid er længere end udbudsmaterialet. Med kravspecifikationen som en væsentlig del af udbudsmaterialet betyder det, at hvis kravspecifikationen er på 60 sider, kan man forvente at modtage tilbud på mindst 60 sider. Jeg har set udbudsmateriale på flere hundrede sider, og efterfølgende tilbud der naturligvis var endnu længere. Hvis du, hvilket ikke er usædvanligt, vælger at sende udbuddet til 12 leverandører, betyder det nemt, at du efterfølgende skal bruge uger på at læse og vurdere tusinder af sider.

Selvom det var målet at lave et kort dokument, er det ikke altid lige nemt. Alle involverede har deres egne krav og ønsker som de vil have tilføjet. Kravspecifikationen har det med blot at blive længere og længere efterhånden som den kommer rundt internt.

Det er nødvendigt at én påtager sig den tidskrævende rolle som den der kan fokusere og skære dokumentet til.

Forskellen på krav og udvælgelseskriterier

At kræve et brugervenligt og hurtigt system er fornuftigt. Det giver også god mening at kræve stabil drift, god dokumentation, let integration, relevante referencer og meget mere. Det er dog vigtigt tidligt at skelne mellem krav og deciderede udvælgelseskriterier:

  • Krav kan der være rigtig mange af. Hver afdeling kan have deres egne fornuftige krav af både indholdsmæssig og teknisk natur.
  • Udvælgelseskriterier er de vigtigste krav. Dem der rent faktisk bruges til at vælge og fravælge leverandører.

Uanset størrelsen på din organisation, er der sjældent mere end 10 udvælgelseskriterier mens der kan findes hundredvis af krav. I kravspecifikationen skal udvælgelseskriterierne beskrives så det tydeligt forklares hvorfor de er vigtige og samtidig hvad der egentlig menes. Der er uenighed omkring de fleste fagudtryk, så vær hellere overtydelig end indforstået.

Fokuser på hvordan og ikke hvad

Det er spild af tid at bede leverandøren blot sætte kryds i højre kolonne som et tegn på om et krav eller udvælgelseskriterium er opfyldt. Desværre er denne metode stadig ofte brugt og når tilbudene bliver læst, går mange i gang med at tælle antallet af “ja”-svar. Med en vægtning på forskellige krav bruges dette så til at vælge den rette leverandør.

Der er mange problemer ved at bruge denne metode. Det værste er, at du som køber ikke bliver klogere af de svar du får. Et eksempel: Hvis en leverandør har afkrydset at der findes integration med Facebook, er det langt fra sikkert at leverandøren mener det samme med Facebook-integration som du gør. Ved blot at tælle antallet af ja-svar får man muligvis det system der kan mest, men det er typisk dyrt og sjældent det bedste!.

Det vigtige er at tilbudsgiverne, altså dem der skal svare på din kravspecifikation, fokuserer på at besvare hvordan dine udvælgelseskriterier kan opfyldes. Leverandørerne skal beskrive hvordan deres workflow opfylder dine krav, eller hvordan integration med dine systemer kan lade sig gøre. På denne måde lærer du som køber meget om systemet undervejs, og leverandøren bliver samtidig tvunget til at tage stilling til dine beskrevne problemstillinger.

Lav to dokumenter

Det er såmænd fornuftigt nok at samle hele organisationens krav i en lang liste, men lad være med at inkludere dem i din kravspecifikation. Den lange liste med krav kan bruges når du går i gang med at læse de mange tilbud igennem. Den kan også bruges som en tjekliste når du har inviteret til tilbudspræsentation eller prototype.

Kravspecifikationens fokus skal være på dine udvælgelseskriterier.

Forventningsafstemning

For mange er arbejdet med kravspecifikationen det første synlige skridt på vejen mod en bedre arbejdsdag. Der er mange forventninger knyttet til processen, og der bliver lagt mærke til alle detaljerne. Projektnavnet ligger der f.eks. stor betydning i.

Det er vigtigt ikke at starte processen hvis beslutningen om fremtidig leverandør allerede er truffet. Dette lyder logisk, men alligevel vælger mange at starte processen blot for at tilgodese interne hensyn, ofte for at alle skal “føle sig hørt”. Det er spild af tid, useriøst og dårligt for omdømmet. Det rygtes hurtigt hvis man ikke har styr på sagerne.

Husk også at behandle alle leverandører ens. Hvis du er en offentlig organisation er du lovmæssigt forpligtet til dette, men også som privat firma er det værd at overholde god skik og huske at leverandørerne også fra tid til anden taler sammen. Det giver også en bedre beslutning hvis der ikke blev forskelsbehandlet. Tænk igen på dit omdømme!

Sidst, men ikke mindst, fortæl i udbudsmaterialet hvad der forventes. Hvis du vil indbyde til tilbudspræsentation og derefter forventer en gratis prototype hvor leverandør skal stille software og ressourcer gratis til rådighed i en uge så meddel dette på forhånd. Hvis leverandøren kender betingelserne når der afgives tilbud, undgår du overraskelser undervejs.

Held og lykke med projektet!