Mange webprojektledere jonglerer dagligt med en lang række projekter, krav og interne kunder. Spørgsmålene dukker op dagligt: Hvordan kan vi prioritere de opgaver, der kommer ind? Hvordan fordeler vi lettere hvem, der skal lave hvad hvornår? Hvordan sikrer vi at nye funktionaliteter er til gavn for alle interne kunder?
En historie fra det virkelige liv som webprojektleder
Du er webprojektleder med ansvar for koordineringen og support af en lang række websites. En af afdelingerne i organisationen ringer en dag og siger, at de gerne vil have en blog på deres website og at det helst skulle have været i går. Du bruger nu tid på at afdække hvad opgaven egentligt går ud på, og hvem i teamet du kan sende den videre tid. Ingen af dine kollegaer kan tage opgaven, da de også har lovet nye projekter til andre interne kunder. To uger senere er der hul i kalenderen, så du sætter bloggen op, og ringer til afdelingen for at fortælle den gode nyhed. De spørger dig nu hvad du synes de skal bruge bloggen til? Og måske var det egentlig bedre med en videokanal…?
Lyder det bekendt?
Er du i samme situation kan du forsøge at handle efter de fire principper nedenfor. Det kan hjælpe dig til at lægge nogle af boldene fra dig i dagligdagen og fokusere på det vigtige:
1. Skab fællesnævnere mellem løsningerne
Standardisering kan hjælpe til at arbejde mere effektivt, men kræver naturligvis opbakning fra ledelsen.
- Det er nok tydeligt for dig at en situation, hvor webafdelingen bruger tid på at lave individuelle løsninger for hver afdeling, er dyr og besværlig. Men har du brugt tid på at undersøge, hvad et sådant setup betyder i kroner og øre? Hvis du kan sætte tal på, har du meget stærkere argumenter overfor ledelsen.
- Brug skabeloner når du udruller websites. Vil de interne kunder hellere have deres helt egen løsning, så forklar, at hvis de vælger den skabelonbaserede løsning, kan de få leveret meget hurtigere.
2. Uddeleger flere opgaver
Pas omvendt på med at sætte alt for stramme rammer op. Hvis du ikke uddelegerer og giver frihed til at folk kan skabe deres egne løsninger, får du aldrig mere tid og får heller ikke nogen til at tage ejerskab for deres løsninger.
- Hav forskellige modeller for udrulning baseret på kompetenceniveau og interesse i de forskellige afdelinger. Nogle kan lave meget selv, andre kan vælge en mindre kompleks standardløsning.
- Find ud hvilke småopgaver afdelingerne selv kan lave. Tilbyd nemme løsninger, der gør at de kan få noget på hurtigt – de vil så typisk vælge at gøre det selv, i stedet for at stå i kø hos webafdelingen.
- Overvej, om det skal være tilladt at købe løsninger udefra. Hav en standardproces og dokumentation, der gør det nemt for afdelingerne at kommunikere med et eksternt bureau.
3. Sæt rammer for kommunikationen
Også på det personlige plan kan du arbejde med at etablere bedre netværk og relationer internt i organisationen.
- Afhold jævnlige møder med de ansvarlige for hvert website eller løsning, hvor du kommer med et indledende oplæg. Her kan du blandt andet fortælle hvordan deres website bliver brugt ved at vise dem statistikken.
- Hav modet til at sætte rammerne, når møderne afholdes. Gør klart fra starten over for ikke-web-faglige, at de bidrager med værdifuld viden, og at du til gengæld bidrager med webekspertisen.
4. Skab større synlighed af webafdelingens arbejde
Hvis det bliver tydeligt for de interne kunder, hvad de faktisk får leveret af webafdelingen og hvorfor de nogle gange må vente, kan du spare mange diskussioner.
- Vedligehold en offentlig to-do-liste for webafdelingen. En forenklet version, der giver hurtigt overblik, kan få de interne kunder til at føle, at de er involveret i processen.
- Efterhånden som opgaver bliver løst, flyt dem over på en anden liste, der opremser alt hvad webafdelingen har leveret (på 1 år f.eks.). Denne liste kan med fordel deles op pr. intern kunde, så den specifikke afdeling kan se, hvad de har fået for deres penge.
- Opret et katalog af ydelser som webafdelingen leverer. For hver ydelse giv et eksempel på hvor det er implementeret, hvor lang tid opgaven typisk tager, og hvor meget kunden selv skal bidrage med. Kataloget kan være delt op i standardydelser, som den interne kunde kan bestille uden betaling og ydelser, der kan tilkøbes.
- Hold interne erfa-dage for alle de decentrale webfolk. Drag nytte af de engagerede og webfagligt dygtige enkeltpersoner – f.eks. kan de holde et oplæg for de andre, og på den måde styrke deres egen faglighed og videregive deres entusiasme.
- Sørg for jævnlig afrapportering af projekter og resultater f.eks. på intranettet, i nyhedsbreve og lignende.
Tak til de engagerede medlemmer af vores erfa-gruppe for webprojektledere for alle de gode ideer.
Hvad er dine tips til som webprojektleder at holde alle de hoppende bolde i luften på én gang?
Torsten Nielsen juni 11th, 2010 12:44
Jeg synes du kommer lidt nemt omkring selve dialogen med afdelingen. Egentlig er filmen vel allerede der, idet den interne afdeling ikke er blevet udfordret og vejledt tilstrækkeligt af projektlederen! Udfordringen er, at der er stor forskel på krav og behov – afdelingen kan fremsætte et krav (blog’en), men deres behov er åbenbart et andet. Og gang på gang oplever jeg, at behovet ikke er erkendt – afdelingen er hopper direkte til løsningen. Så projektlederen har en fornem opgave med facilitere afdækningen af det bagvedliggende behov, så organisationen undgår spildt arbejde.
Et andet væsentligt punkt i dialogen med afdelingen er “forventningsafstemning”. Hvis projektlederen ikke har ressourcene, så bliver hun jo nødt til at fortælle det til afdelingen. Hvis det er realistisk at levere om 3 uger, så sig 3 (eller 4!) uger. For ofte siger projektlederen hvad kunden gerne vil høre, og ikke hvad de bør høre. Disse forventninger bør afstemmes tidligt i forløbet.