Efterhånden som content management projekter bliver mere strategiske for virksomheder og organisationer, opstår der et ønske om at kunne måle på de forbundne omkostninger. Erfaring fra mere modne markeder (f.eks. ERP og CRM) viser, at den største del af omkostningerne kommer efter det første projekt. Denne artikel byder på en kort introduktion til TCO og en gennemgang af relevante punkter for et content management projekt.
Hvad er TCO?
Forkortelse for Total Cost of Ownership. TCO er et populært begreb der oprindeligt blev introduceret til at måle, hvor meget det koster at eje en PC. De fleste estimater lander på mellem 3 til 4 gange købsprisen.
Hvorfor måle TCO?
Hvor mange penge bruger din organisation på CMS hvert år? Ved du, hvor mange penge der går med at vedligeholde dine eksisterende content management initiativer, inkl. udvikling, træning, drift og ændringsønsker? Ved at måle TCO kan du få en bedre forståelse for omkostningerne forbundet med content management. TCO kan bruges, hvis man står foran at vælge et CMS. CMS svinger i anskaffelsespris fra gratis open-source løsninger til kommercielle produkter til flere millioner kroner. Ved at beregne TCO, kan man få et bedre sammenligningsgrundlag. Yderligere kan en TCO-beregning afsløre, om det kan svare sig at investere i en omfattende opgradering til en ny version. Måske er det ikke rentabelt?
Elementer i en content management TCO-beregning
Principielt er der 3 elementer i enhver TCO-beregning:
- Mennesker: Træning af slutbrugere og IT-brugere for at få mest muligt ud af investeringen
- Proces: Forbedringer i arbejdsgange
- Teknologi: Brug af CMS til at minimere og nogle gange automatisere opgaver
Tabellen nedenfor gennemgår mere detaljerede eksempler på funktionalitet, som leverandører kan tilbyde for at reducere omkostningerne. Brugere af CMS kan forvente at stå med en stor del af denne omkostning, hvis funktionaliteten ikke findes eller ikke er dokumenteret. Software licens og vedligeholdelse. En simpel og overskuelig prismodel reducerer behovet for juridisk støtte. Vær opmærksom på årlige support og vedligeholdelsesaftaler. Derudover tilbyder nogle leverandører køb eller leje af CMS.
Installation og migrering af indhold
Enkel installation og nem migrering af eksisterende indhold kan spare betydelige omkostninger. CMS bør ikke kræve nye investeringer i hardware, software og netværk. Det skal kunne passe ind i det eksisterende IT landskab. Vær også opmærksom på omkostninger til hosting. Træning af redaktører, superbrugere, administratorer og IT-brugervenlighed går videre end til blot slutbrugere. Træning kan være omkostningstungt, især for brugere der ikke arbejder med CMS ofte. CMS bør genbruge allerede kendte udtryk og begreber. Leverandør bør levere god dokumentation på dansk.
Udvikling og tilpasning
Tilbyder CMS, at man kan udvikle med kendte værktøjer? Hvor kompliceret er det at lave templates? Hvis I har brug for flere sites/flere sprog, hvor meget tilpasning er så påkrævet? Udvikling og tilpasning er typisk blandt de allerstørste omkostninger i et CMS-projekt. Integration med eksisterende systemer kan være meget kompliceret. Er dit CMS samtidig en integrationsplatform, eller baserer det sig på en anden platform (f.eks. J2EE/Microsoft SharePoint)? Er der behov for at modtage automatisk indhold (f.eks. fra Ritzaus Bureau/Danmarks Radio)? Hvis det er tilfældet, hvor nemt kan det lade sig gøre?
Udfordringer med at implementere
TCOAkkurate’s beregninger på content management omkostninger kan være komplicerede. Der findes forskellige TCO modeller med forskellige definitioner på omkostninger. Derudover findes der omkostninger, der selvom de er reelle, kan være svære at identificere. Med disse udfordringer kan det være nødvendigt først at bruge tid på at definere og analysere omkostninger. For at få succes med TCO er det også nødvendigt med:
- Støtte til TCO på alle niveauer i organisationen
- Organiseret omkostningsstyring efter en passende model
- Aggressiv styring af IT-omkostninger
- Processer for support der eksisterer og bruges
Kom godt i gang
TCO-beregninger er en løbende proces. Der bør analyseres, måles og forbedres i intervaller på 6-9 måneder. Firmaer, der har investeret i TCO, nyder følgende fordele:
- Forbedret beslutningsstøtte
- Bedre afdækning af omkostninger
- Forøget forretningsværdi
Reduktion af TCO kommer ikke af sig selv. Første skridt er at starte processen internt. Tag derefter et møde med din leverandør, og bed dem redegøre for, hvordan de kan reducere din TCO.
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.
