Flere og flere organisationer eksperimenterer med wikier til kommunikation og internt samarbejde. Mange har imidlertid urealistiske forventninger til et wikiprojekt. Tre myter høres igen og igen: At lanceringen af en wiki vil motivere alle i organisationen til at bidrage, at der ikke er brug for undervisning, og at en wiki gør det lettere at finde relevant information. Virkeligheden ser imidlertid anderledes ud, og mange organisationer støder på udfordringer i deres wikiprojekter.
Mange organisationer sammenligner deres eksisterende værktøjer til kommunikation og internt samarbejde med mulighederne i en wiki. Som eksempel har mange organisationer problemer med forældet indhold på intranettet. En forvirrende informationsarkitektur og mangelfuld søgning kan gøre det svært at finde brugbar information. Det er ofte også besværligt at lave opdateringer, for eksempel fordi intranetsystemet er langsomt eller ændringer først skal godkendes af en redaktør. Endelig er mange intranetsystemer svære at bruge og kræver grundig træning.
I sammenligning er en wiki ikke nær så tung at arbejde med. I en wiki kan enhver bruger i udgangspunktet lave ændringer direkte i teksten, også selvom den er skrevet af andre. Ligeledes kan alle oprette nye sider og links. Indholdet og strukturen i en wiki bygges på den måde gradvist op i fællesskab. Derfor formoder mange, at alle hurtigt kan lære at bruge en wiki og at indhold hurtigt kan tilføjes, uden der skal tænkes over design eller struktur. Med sådanne håbefulde forventninger starter mange organisationer deres wikiprojekt. Virkeligheden ser imidlertid ofte anderledes ud.
1. Myte: Alle bidrager
Mange forventer, at en wiki i sig selv vil motivere flere til at bidrage med indhold og kommentere på hinandens arbejde. Se blot på Wikipedia, hvor frivillige tilsammen har skrevet over 7 mio. artikler. Når medarbejdere selv kan bestemme, hvad de vil skrive om og hvordan de vil skrive det, må det naturligvis resultere i mere aktivitet?
Det sker dog ofte for organisationer, at deres wiki dør hen efter et stykke tid. Kulturen i organisationen kan være én grund til det. Når ledelsen er uvillige til at åbne op for dialog, og medarbejdere er nervøse for at udstille deres ufærdige arbejde, bliver en wiki sjældent en succes.
Skal din wiki være en succes, må den hjælpe medarbejderne i deres daglige arbejde, og ikke fungere som et arkiv, hvor alt information ukritisk skubbes ind i. I forretningsmæssig sammenhæng er der brug for incitamenter til at bidrage – både i form af kulturelle værdier, og ikke mindst i form af ressourcer til at vedligeholde wikien.
2. Myte: Ingen undervisning nødvendig
Mange organisationer forventer, at medarbejderne kan gå i gang med at bruge wikien med det samme. Konceptet er simpelt, det må derfor være let at gå i gang?
En wiki kræver imidlertid en ny tilgang til at arbejde med indhold og struktur, som de fleste skal vænne sig til. I en wiki kommer links før indhold, forstået på den måde, at skal en ny side oprettes, må det først tænkes ind, hvilken side den skal linkes fra. Derudover er de fleste wikier er ikke så brugervenlige, som de bliver solgt på. Ofte halter funktionaliteten i editoren, og det bliver nødvendigt at redigere direkte i den specielle wiki mark-up, når man for eksempel skal arbejde med tabeller.
Et wikiprojekt bør derfor inkludere undervisning på både det indholdsmæssige og det tekniske plan. På det indholdsmæssige plan er styrken i en wiki netop, at den er linkbaseret. Skal dette udnyttes, skal det tænkes ind fra starten og medarbejderne skal have fokus på det. Undervisning på det tekniske plan er en stor hjælp for mange medarbejdere. Selvom de kender de basale funktioner, vil mange ikke af sig selv opdage nyttige funktionaliteter som for eksempel brug af historik.
3. Myte: Mere relevant information der bliver lettere at finde
Mange tror, at fleksibiliteten i en wiki sikrer opdateret, relevant indhold, der er let at finde. Når ændringer i informationsarkitekturen kan laves regelmæssigt af medarbejderne selv, bliver den vel ikke forældet?
Mange organisationer, hvor wikien bliver brugt flittigt, oplever dog hurtigt, at mængden af indhold vokser hurtigere, end organisationen kan følge med og at informationsarkitekturen opløser sig i kaos. Når hver ny side skal have et unikt navn, hvordan finder man så et meningsfuldt navn, samtidig med at konsistens sikres? Og når det er hurtigere at oprette en ny side end at undersøge om en tilsvarende allerede eksisterer, hvordan undgås så en eksplosion i antallet af nye sider?
At sikre sig en nyttig wiki kræver en dedikeret indsats. På et praktisk plan er det en god ide at udpege en wiki-manager, som regelmæssigt tjekker kvaliteten af indhold og links. Wiki-manageren tilbyder også sparring til medarbejdere om at bruge wikien hensigtsmæssigt, anvende links, samt opbygge og vedligeholde strukturen. Derudover er det en fordel at opstille guidelines for hvordan tekst, links og struktur kan vedligeholdes.
Sådan bliver dit wikiprojekt en succes
I sammenligning med andre systemer tilbyder en wiki en mere simpel samt fleksibel tilgang til at opbygge og dele information. Simpelhed og fleksibilitet betyder imidlertid ikke, at et wikiprojekt er et simpelt projekt. Mens fleksibilitet er en af de største styrker i en wiki, er det også en af de største udfordringer: Det er hurtigt at komme i gang og tilføje indhold i fælleskab, men der kan også hurtigt komme mere indhold end organisationen kan håndtere og strukturere.
Det kan derfor betale sig at være kritisk overfor teknologimyter, der undervurderer kompleksiteten i wikiprojekter. Afstem i stedet forventningerne med ledelsen, der skal tildele ressourcerne, og de medarbejdere, der skal bruge wikien. Skal din wiki være en succes er den vigtigste faktor fortsat kulturen i organisationen. En kultur, der opfordrer til åben kommunikation vil danne et solidt grundlag for ethvert wikiprojekt.
Lær mere:
- Rapport: Wiki in the Enterprise samler erfaringer og anbefalinger fra mere end 30 organisationer, der anvender wikier.
- Artiklen: Web manager, kend dine mål
- Læs øvrige artikler på jboye.dk
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig
