Udfordringerne er mange og store ved at implementere et nyt system. For at minimere risici og komme hurtigt i gang anbefales det, at man implementerer i små serier og venter med de forretningskritiske områder, til man har fået opbygget erfaring med systemet.
Der går gerne meget tid med at vælge det rigtige system, og det er også vigtigt at være grundig omkring udvælgelsen. Men det er samtidig vigtigt at forstå, at det kun er begyndelsen på et længere forløb.
Når systemet er valgt, begynder problemerne typisk at vise sig. Det er ikke nemt at implementere et større content management system, og der kan dukke mange udfordringer op undervejs.
Min erfaring er, at mange projekter fejler og tager al for lang tid at implementere. Ved længere projekter kan organisationen naturligvis også nå at ændre sig. Hermed ændres forudsætningerne, og dermed gøres det sværere at styre i mål med en succes.
Denne artikel gennemgår en praktisk metode, der kan bruges som drejebog for introduktion af et nyt system. Disse anbefalinger gælder især for mellemstore og større organisationer, der har omfattende og komplicerede hjemmesider eller intranet.
Fase 1: Implementer et mindre projekt hurtigt og billigt
Der er mange fordele i at dele sin implementering op i mindre dele og begynde med at implementere et velafgrænset område. Et område af hjemmesiden kan f.eks. være:
- “Om organisationen”
- “Om en produktgruppe”
- “Pressemeddelelser”
Det er ikke så vigtigt, hvilket område der vælges først, men projektet skal gennemføres på kort tid, under ingen omstændigheder længere end tre måneder.
Fordelene herved er:
- Det er en enkel og billig måde at starte op på
- Risici bliver minimeret
- Organisationen får demonstreret værdien af det nye system
- De nødvendige kompetencer bliver løbende opbygget
- Man får løbende erfaring med platformen og de arbejdsgange, der bliver påvirket.
I løbet af 1. fase anbefales det at gøre brug af leverandørens tilbud om undervisning. De fleste tilbyder kursus for udviklere, overvej også et kompetenceløft for de øvrige roller. Det er vigtigt at opbygge viden, både om det specifikke system, men også om processerne, kravene og organisationen.
Især i 1. fase anbefales et tæt samarbejde med leverandøren. Lad ikke denne dialog være op til et lokalt konsulentfirma, men insister på selv at opbygge og pleje en direkte kontakt. Det er ikke særligt tidskrævende, men utroligt vigtigt for at sikre, at kursen er den rigtige, at produktet bliver brugt hensigtsmæssigt og en hurtig kontaktvej ved problemer.
Fase 2: Skab en serie korte, gentagne og målbare succeser
Når det første projekt er gennemført og evalueret, kan man gentage succesen med andre projekter. Jeg anbefaler, at dele implementeringen op i flere korte projekter og samtidig etablere genbrugelige komponenter.
Hvert projekt i serien skal være målbart og konkret, for at sikre, at implementeringen bliver en succes.
Ved at grundlægge et kompetencecenter på tværs af organisationen sikrer man sig, at krav fra forskellige områder kan blive imødekommet og samtidig afvejet og prioriteret. Det bliver muligt at få følelsen af ejerskab spredt ud på flere hænder.
Fase 3: Brug platformen til komplicerede, dynamiske og interaktive applikationer
Når man har fået erfaring med platformen kan man:
- Forbedre arbejdsgangene i de allerede etablerede projekter
- Optimere de kritiske applikationer
- Fokusere på selvbetjeningsinitiativer
Mit råd er at vente med at implementere de mere kritiske områder til 3. fase for at undgå, at de børnesygdomme, der uundgåeligt vil opstå, påvirker organisationen i et for stort omfang.
Når man er nået til 3. fase, er det også rettidigt at overveje centralisering af forskellige systemer og afvikling af evt. gamle systemer.
Ved at implementere systemet i små skridt som ovenfor beskrevet, opbygger man løbende de nødvendige kompetencer, minimerer risici, og er godt på vej til at skabe en varig værdivækst med systemet.
Lær mere:
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.
