Når beslutningen om valg af nyt system til administration af en hjemmeside skal træffes, virker det ofte oplagt at købe ét system, der kan dække alle behov, og på den måde opnå stordriftsfordele. Inden du vælger at bruger det samme system til for eksempel intranet og eksterne hjemmesider bør du dog overveje, hvor godt det opfylder redaktørernes forskelligartede behov. Fordelene kan nemt drukne i ekstra udgifter til redaktørsupport.
Når et nyt system til administration af en hjemmeside skal vælges, virker det ofte oplagt at vælge ét system til at dække alle behov. Man planlægger at samme system skal benyttes til at vedligeholde de eksterne hjemmesider som de interne.
På papiret giver det god mening, da der er en masse potentielle stordriftsfordele i en sådan løsning:
- Færre licenser til software
- Nemmere hosting
- Den samme tekniske ressource kan varetage supporten af alle applikationer
- Eksterne sider kan genbruges på intranettet
- Intranetredaktører kan vikariere for redaktører på de eksterne sider
- Redaktører skal kun trænes i et system
Redaktørerne driller
Inden du vælger at bruge det samme system til at drive begge applikationer bør du dog omhyggeligt overveje forskellen på, hvad der er brugervenlighed for en gennemsnitlig intranetredaktør og den redaktør, der vedligeholder en ekstern hjemmeside. Målgrupperne for deres arbejde er nemlig meget forskellige hvilket gør, at indholdet på henholdsvis ekstern hjemmeside og intranet kræver meget forskellig forarbejdning. Du må derfor kritisk vurdere hvilken del af redaktørsupporten, der er den mest tidskrævende. Det er almindeligt at det, der kræver lange forklaringer ikke er relateret til systemet, men mere handler om design og samspil mellem templates og opsætning i administrationssystemet.
I yderste konsekvens kan det betyde at stordriftsfordelene ved at lade de to grupper bruge det samme system drukner i support. Jo mere avancerede dine eksterne hjemmesider er og jo flere intranetredaktører der er, jo større betydning får de små forskelle for hvor effektivt der arbejdes i systemet.
Organisering af redaktørroller
På overfladen er organiseringen omkring intranet og ekstern hjemmeside ofte ens til sin struktur:
En mindre gruppe superbrugere arbejder fuld tid med at udarbejde strategi for, vedligeholde og videreudvikle webløsningen. Mellem superbrugerne varetages de ting, der kræver mere indgående kendskab enten til at arbejde med web generelt, eller til platformen specifikt. Det er superbrugerne, der laver de ting der ikke skal gøres så ofte, men som er mere tidskrævende. Det er også superbrugerne, der supporterer de øvrige redaktører og laver rettelser og fejlsøgning i deres indhold.
De øvrige redaktører arbejder med web som en mindre del af deres arbejdsopgaver. De opdaterer måske produktinformationer, stillingsopslag, nyheder eller simple informationssider. Denne gruppe redaktører kan benævnes som ”lavfrekvente”.
I gode intranet er alle lavfrekvente redaktører
Den store forskel på drift af eksterne hjemmesider og intranet er, at antallet lavfrekvente redaktører typisk er meget stort på et intranet. Dette er i sig selv også et succeskriterium for intranettet, da det betyder at det kan opdateres dynamisk og er et arbejdsværktøj for alle.
På hjemmesiden skal superbrugerne styre hjemmesidens opdatering
Den eksterne hjemmeside har oftest bedst af, at ikke alt for mange lavfrekvente redaktører vedligeholder en for stor del af indholdet. Den kan ofte med fordel administreres af en central webfunktion, der har kompetencen til at lave indholdssider med flere billeder, integration af lyd og billeder og som løbende tjekker søgemaskine og brugervenlighed på siderne.
Systemer kan sjældent tilfredstille lavfrekvente redaktører og superbrugere på samme tid
Brugervenlighed for superbrugere og lavfrekvente redaktører har fællesnævnere, men der er også forskelle. Den vigtigste forskel er at intuitive grænseflader, der ikke kræver megen træning før en redaktør kan arbejde i dem, ofte er en pest for den superbruger, der gentager de samme handlinger mange gange efter hinanden.
For superbrugere er komplekse systemer ikke en barriere
En superbruger investerer gerne mere tid i at lære en kompleks løsning at kende for derefter at kunne arbejde smartere. Superbrugere kan eksempelvis have behov for at kopiere hele eller dele af en sidestruktur for at genbruge den et andet sted, lave helt nye hjemmesider og rette i skabeloner eller listevisninger.
For at et intranet skal kunne holdes i live, også i pressede perioder hvor medarbejderskaren mindskes eller udskiftes, er det vigtigt, at det der kræver hyppig og prompte opdatering kan administreres uden for meget undervisning. Helst skal intranettet bare integrere andre systemer sådan at information her aldrig skal produceres i to parallelle systemer. Dette er ikke lige vigtigt med en ekstern hjemmeside, hvor der ofte er et behov for at rette lidt i indhold, for at det præsenterer sig bedst muligt på nettet.
Træning handler aldrig kun om et system
Det alle webredaktører har til fælles er, at redaktørrollen aldrig kan opfyldes kun ved at de har kendskab til et system. De skal også forstå kontekst for det indhold, de producerer. I de fleste træningssituationer handler mange spørgsmål om hvordan forskelligt indhold bliver vist på de forskellige hjemmesider, hvordan billeder skal formateres og hvordan tabeller må bruges. Svarene på disse spørgsmål vil altså være forskellige for forskellige hjemmesider. Stordriftsfordelene ved at kun skulle undervise i ét system bliver mindre, hvis det alligevel er nødvendigt at dele eleverne op i hold afhængigt af, hvilke sider de skal arbejde med.
Fordi en redaktør skal have et specifikt kendskab til en side for at kunne lave et ordentligt stykke arbejde, er det svært for redaktører at dække for hinanden ved sygdom eller ferie uden træning.
Opvej fordele med ulemper ved stordriftsfordele
Når argumentet for at vælge en løsning er stordriftsfordele på redaktørsiden, bør du altid se på de potentielle bagsider. Det er kun efter en konsekvensanalyse, du vil vide, hvad muligheden for at genbruge, koster og hvilke andre ressourcer, det kræver at du investerer i.
Lær mere:
• Artikel: Out-of-the-box? Når det basale ikke er standard
• Artikel: Et eller flere systemer?
• Læs andre artikler på jboye.dk
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig
