Hvis man er nået frem til at vælge en open source løsning, er denne artikel formentlig overflødig. Men for alle andre bringer vi et par gode råd, der forhåbentlig kan spare penge, tid og irritationer.
CMS er absolut købers marked, og for leverandøren er den sidste fase særdeles interessant. For dem drejer det sig om at få ordren i hus – og så stor som muligt.
Ofte tænker køberne af CMS allerede på implementering, når de har valgt hvilken CMS-leverandør, de vil arbejde sammen med, og dermed “glemmer” de at forhandle om prisen på selve content management systemet.
Forhandl prisen på plads
Når leverandøren fornemmer, at den nye kunden har besluttet sig for deres system, ser de ikke nogen grund til at forhandle om prisen, for de er helt klar over, hvor stort et arbejde det er at vælge en anden leverandør. Det stiller leverandøren rigtig godt i forhandlingssituationen.
Ofte har kunden endda en deadline, der skal overholdes, og det gør det endnu sværere at begynde at tænke i andre leverandørbaner. I sådanne situationer opleves, at leverandørerne tillader sig at være lidt barske.
Det kan derfor stærkt anbefales, at man ikke kommunikerer ud, at man har lagt sig fast på et system, før end priserne er forhandlet hjem. Giv i stedet indtryk af, at der endnu ikke er truffet endeligt valg af leverandør.
Mange CMS sælges af konsulentfirmaer, der har bundet sig til ét bestemt system, og de er som regel provisionslønnede med op til 50 %. I nogle situationer kan det være fordelagtigt at købe sit CMS gennem disse konsulentvirksomheder, da de måske er villige til at gå ned i pris på systemet for at sikre sig konsulenttimerne.
Samtidig er det vigtigt at tænke på uvildigheden i at købe sit CMS af en konsulent, der er bundet til én bestemt leverandør.
Køb af ekstra moduler
Langt de fleste leverandører har:
- et standardsystem og
- en række tillægsmoduler.
De ekstra moduler kan give mulighed for udsendelse af nyhedsbrev, søgefunktion, redaktionssystem og meget andet.
Igen anbefales det, at man laver en grundig behovsanalyse og kravspecifikation, der kan være med til at klarlægge hvilke moduler, man har behov for.
Generelt anbefales det, at man kun køber netop det, man har behov for. Det er altid muligt at købe de ekstra moduler senere, men det er ærgerligt at have licenser til moduler som aldrig bliver brugt.
Licensmodeller
Leverandørerne har generelt tre forskellige licensmodeller for betaling af CMS:
- betaling pr. bruger
- betaling pr. site
- betaling pr. server / CPU
Her skal man virkelig være opmærksom på, hvad man binder sig til, for det kan komme til at koste virksomheden utroligt dyrt på længere sigt.
Betaling pr. bruger
En del leverandører bruger modellen med betaling pr. bruger. Der er som regel en pris for henholdsvis superbrugerne (administrator og webmastere) og en mindre pris for redaktørerne.
Der findes flere eksempler på, at organisationer har fået uforudsigelige fremtidige omkostninger pr. bruger; enten fordi organisationen er vokset med flere medarbejdere, eller fordi den har udvidet anvendelsen af sit CMS og dermed fået flere brugere.
Hvis man er en lille stab af medarbejdere, er det en billig måde at komme i gang på, men denne model frarådes.
Betaling pr. site
En del leverandører arbejder med begrebet betaling pr. site, men det er forskelligt, hvordan et site bliver defineret.
Et site kan f.eks. være:
- hjemmesiden
- intranet
- separate minisites, f.eks. til årsregnskabet
Også denne form for betaling af licens kan blive uforudselig i fremtiden, hvilket gør, at denne model normalt heller ikke kan anbefales.
Betaling pr. server / CPU
Derimod anbefales det generelt, at man betaler licens pr. server, og det vil ofte være for to forskellige miljøer for serverne, nemlig:
- produktionsmiljø (daglig drift)
- udviklingsmiljø (udviklingsafdelingens drift).
På denne måde kender man udgifterne til licens et stykke ud i fremtiden. Og kun hvis man køber en ny server, er det også nødvendigt at købe en ekstra licens.
Gør CMS-leverandøren ansvarlig
Når man har lagt sig fast på licensmodel, kan det være en fordel at få softwarefirmaet til at tage ansvar for implementeringen. Det kan man f.eks. gøre ved at købe et kontingent på 10-20 dage.
Det sikrer at leverandøren:
- Får mulighed for at dele ud af sin viden.
- Gør sit til at deadlines overholdes.
- Gør sit at systemet bruges korrekt.
Selv om man har et godt samarbejde med konsulentfirmaet, der skal implementere CMS, kan jeg kraftigt anbefale at involvere CMS-leverandøren også – især hvis man har valgt et udenlandsk system.
Køb gennem udenlandsk selskab
Flere af de udenlandske leverandører opererer med to prislister – én for hjemmemarkedet og én for eksport, der ofte er ca. 20 % dyrere.
Hvis organisationen er et større selskab med aktiviteter på leverandørens hjemmemarked, kan det være en idé at få et tilbud derfra også.
Det er uden tvivl ikke noget, leverandørerne vil bryde sig om, men for de større organisationer, der har mulighed for det, kan der være en del at spare.
Overvej leverandør-sikkerheden
Markedet for CMS er umodent, og gennem de sidste år har man i branchen snakket om, at markedet vil konsolidere sig, og at flere leverandører vil blive overtaget eller lukke. Det er endnu ikke sket, men måske bliver det i år eller næste år?
Hvis CMS-leverandøren lukker, er der størst sandsynlighed for, at systemet vil blive videreført af en ny ejer, hvis der er mange brugere. Derfor kan det anbefales at kigge en ekstra gang på referencelisten, inden systemet købes.
De systemer, der har mange og større organisationer som brugere, vil sandsynligvis også fortsætte.
Hvis man køber sit CMS fra en udenlandsk leverandører fra f.eks. USA, Tyskland eller Holland, anbefaler jeg at sikre, at man ikke er den første kunde i Danmark. Det er altid en fordel at have et leverandørfællesskab med andre – især hvis det skulle gå galt.
Priser på CMS
Der er et kæmpe prisspænd mellem de mindre og større content management systemer.
Der findes gratis open source løsninger, danske CMS helt ned til 1000 kr. og selv blandt de danske “førende” leverandører er det muligt at købe systemer til omkring 6000 kr.
For organisationer i den tungere ende kan CMS nemt koste flere mio. kr. I de tilfælde er det som regel de større udenlandske leverandører, der er inde i billedet. Læs mere om udenlandske CMS i Danmark.
Men det er ikke kun selve systemet, der udgør investeringen i CMS. En tommelfingerregel er, at for hver krone, der bliver brugt på CMS, skal man bruge 3-4 på selve implementeringen.
Derfor er det vigtigt ikke bare at tænke CMS som et projekt, men som en løbende proces.
Lær mere:
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.
