Hvad ville der ske, hvis dit intranet gik ned? Overvejer du om du burde lukke intranettet ned – bare lidt – for at vise, hvor vigtigt det i virkeligheden er?
En gang imellem hører jeg medlemmer i vores intranetgrupper true med at lukke for intranettet. Blot så andre i organisationen ville få øjnene op for hvor kritisk intranettet i virkeligheden er, og ikke længere tage for givet, hvordan intranettet hjælper dem til at udføre en lang række opgaver i dagligdagen.
Jeg har dog ikke hørt om nogen, der rent faktisk har gennemført beslutningen. Det må jo også siges at være en drastisk metode, uden garanti for at du får det ønskede resultat. Hvad hvis ingen, opdagede at intranettet manglede eller at det ikke gjorde den store forskel, at intranettet var slettet? De få, der – ufrivilligt – har gået gennem øvelsen ville nok ikke anbefale det.
Men du kan stadig arbejde på at synliggøre, hvad der ville ske hvis intranettet ikke var der længere.
Hvad bliver intranettet egentligt brugt til?
En simpel øvelse er at lave en liste over alle de vigtige opgaver, som ikke kan udføres uden intranettet – eller som intranettet i hvert fald gør meget lettere.
Nogle eksempler jeg har samlet ind fra erfa-gruppemøder er:
- Telefonbogen: Hvad er Johns nummer? Hvem kan jeg ellers kontakte, hvis han ikke er der?
- Lokaler og lokalebooking: Hvordan finder jeg Johns kontor? Hvilke mødelokaler er ledige?
- Mine blanketter: Hvor finder jeg blanketter for rejse, ferie, uddannelse?
- Dynamisk opdaterede KPI’er: Hvordan klarer organisationen sig lige nu i forhold til de strategiske KPI’er?
- Timesalgsrapporter: Hvad har vores butikker solgt for pr. time? Hvor ligger min butik i forhold til resten af kæden?
- Økonomirapporter: Hvad skal jeg som leder have med mit i overblik?
- Projekthåndtering: Hvad er status på projektet? Hvem skal lave hvad?
De ovenstående eksempler stemmer godt overens med den irske intranetekspert Gerry McGoverns liste over hvad medarbejdere virkelig vil have på et intranet. I hans undersøgelse fra 2007 spurgte han en lang række medarbejdere fra forskellige organisationer over hele verden, om de vigtigste opgaver for et intranet.
Resultatet blev, at intranettet skal hjælpe til at:
- Finde folk
- Finde procedurer og processer
- Finde blanketter
Funktionaliteter som wiki, blogs og personalisering – som ofte er mere spændende at give sig i kast med for den intranetansvarlige – fik nogle stemmer, men var slet ikke så vigtige som disse tre opgaver.
Fortæl historien om intranettet
Hvordan ser din egen liste ud? Måske er der flere punkter, end du først forestiller dig. Når du først har indsamlet en sådan liste, så gem den ikke i skuffen med sørg for at andre også kender til den:
- Giv listen til din chef, og vis hvordan du hele tiden føjer flere ting til, som gør intranettet uundværligt.
- Publicer konkrete cases (på intranettet, i nyhedsbreve, i personalebladet), du indsamler fra organisationen. F.eks. om hvordan Lisa, leder i butikken i Kolding, bruger timesalgsrapporterne i sit job.
- Få de virkelig nyttige redskaber frem på forsiden. Hvorfor skal man ikke kunne søge direkte i telefonbogen fra første klik?
Intranettet sparer ikke penge – men det er stadig uundværligt
En anden måde at synliggøre, at intranettet er forretningskritisk og ikke kan undværes er at fokusere på de risici, som intranettet hjælper til at minimere. Uden god, pålidelig information, som intranettet kan stille til rådighed ville medarbejdere tage vigtige beslutninger på et forkert grundlag, lave fejl eller skade virksomhedens omdømme.
Drop forsøgene på at lave ROI (Return On Investment) beregninger på dit intranet, og fokuser i stedet på at synliggøre disse risici. Det er den britiske intraneteksperts Martin Whites råd, som du kan se uddybet i videointerviewet om hvorfor ROI-vinklen ikke virker, når det handler om at argumentere for intranettets eksistensberettigelse.
Hvordan har dit intranet gjort sig uundværligt på det sidste?
Lær mere
Bliv medlem af en af vores 4 intranet erfa-grupper.
Hvis du savner inspiration til, hvordan dit nuværende intranetkan optimeres, så tag med på vores intranet konference i København d. 22. marts.
