Hvad koster et nyt CMS?

Et realistisk budget for dit CMS projekt inddrager mange flere omkostninger end blot udgiften til software. Udgifter til implementering, support, drift og uddannelser vil varierere afhængigt af hvor meget, du vælger at gøre selv og hvor meget, leverandøren skal håndtere. Undervurdér ikke kompleksiteten i CMS projektet og sørg for at træffe de nødvendige beslutninger inden implementering, så budgettet ikke skrider.

Skal du bruge 250.000 kroner eller 12 millioner på at få din nye hjemmeside i luften? Det kan virke aldeles uoverskueligt at lave et budget for dit CMS projekt. Desværre er der sjældent er sammenhæng mellem pris og kvalitet i markedet. Hvis du er i en offentlig institution, er det ydermere vigtigt med et økonomisk overslag, da det kan afgøre hvorvidt projektet skal i udbud.

Et godt sted at starte er at se på de forskellige omkostninger, der er forbundet med et CMS projekt. Dem er der mange forskellige af, og flere af dem er indirekte, f.eks. de omkostninger der altid er forbundet med interne forandringsprojekter. Derudover betyder det også meget, hvilken rolle din organisation selv ønsker at have i projektet. Hvis IT-afdelingen har meldt sig helt ud, bliver det gerne dyrere, mens der på den anden side kan spares penge, hvis I kan løfte en del af projektet selv. Projektledelsen eller opgaven med at flytte indhold ind i det nye system er der mange der gør selv.

Systemet er en af de mindste udgifter

Ganske mange organisationer starter deres projekt med at tale med leverandører. Af en eller anden grund skilter de færreste leverandører dog med deres priser, så det kan godt tage lidt tid at få en pris ud af dem. Der kan købes kommercielle content management systemer fra 5.000 kr. og helt op til millionklassen. Derudover findes der også flere populære og udbredte open source-løsninger, hvor mange af dem ikke er forbundet med licensomkostninger.

I øjeblikket er der flere leverandører, som er ganske sultne efter nye ordrer, og du kan få ganske store rabatter, især hvis du er villig til at være fremtidig reference og lover at betaler dine regninger hurtigt.

Udover prisen for selve systemet, skal du også sætte penge af til support, drift og uddannelse. Ved nogle leverandører betaler du endda ekstra for dokumentation, hvilket for mig virker som et skråplan. Hvad bliver det næste? At man skal betale ekstra for et system der virker?

Efter systemet er valgt og indkøbt, kommer der udgifter til selve implementeringen med mindre du har tænkt dig at gøre alt selv. Langt de fleste vælger et konsulenthus, der sætter en til flere udviklere på opgaven og i løbet af et par måneder får dit projekt implementeret. Regningen fra konsulenthuset er typisk 3 – 5 gange større end dine licensudgifter. Derudover skal du også tænke på det grafiske design og informationsarkitektur.

Nu drømmer du måske om et attraktivt fastpristilbud fra én leverandør, der kan hjælpe dig fra start til slut, men så let slipper du ikke. Lad os se på, hvordan du hurtigt kan bruge 1.000.000 kroner.

Hvad kan du få for 1 million?

Hvis du gerne vil holde dig på 1 million kroner til dit CMS projekt de næste 3 år, så vil dine udgifter typisk blive fordelt således:

Som du kan se i ovenstående eksempel, er selve software-anskaffelsen “kun” omkring 15 % i et gennemsnitligt projekt. Nu er projekter naturligvis meget forskellige, men pas på med at bruge for meget på software, da det nemt betyder, at du løber tør for budget senere i forløbet. Bemærk også at jeg har sat et ekstra beløb af til videreudvikling og drift i år 3, hvor problemerne med systemet begynde at vise sig og der også gerne kommer mange nye ønsker til videreudvikling.

Hvis du overvejer open source, så husk, at projektet ikke nødvendigvis ender med at blive billigere, blot fordi du kan spare de 15 %, der går til software. Det kan nemt ende med, at pengene i stedet går til forøgede implementeringsudgifter, især hvis open source produktet kræver yderligere tilpasning og udvikling for at blive implementeret.

Udover ovenstående direkte udgifter, så husk også de mere skjulte udgifter, der kommer med et CMS projekt. Den største omkostning her er oftest den tid, der skal bruges af interne ressourcer på projektet. Det gælder især for dem, der er direkte involveret, men også for de decentrale redaktører, som skal undervises i et nyt system. Forandring bør ikke koste blod, sved og tårer, men du kan godt regne med mange mails, møder og telefonsamtaler.

Hvad kan få mit budget til at skride?

Det største problem for mange organisationer, især i webprojekter, er at træffe beslutninger. Alt for mange har ikke forberedt sig ordentligt, når systemet skal implementeres. Det betyder, at konsulenthuset stiller en masse gode og relevante spørgsmål, som du ikke har svar på. Det koster både tid og penge.

Derudover begår mange købere den fejl at undervurdere kompleksiteten i et CMS projekt. Det skyldes af og til, at IT-afdelingen er overmodig og kommer med udsagn såsom: “Det er bare endnu et .NET projekt og vi har flere .NET eksperter, så hvor svært kan det være”. Andre gange glemmes det at leverandørstyring tager tid og kræfter, især i et umodent marked.

Som nævnt indledningsvist er der ikke en sammenhæng mellem kvalitet og pris i dette marked. Det er set før, at der er brugt 12 millioner kroner på et projekt, som en anden organisation har ordnet for 250.000 kroner. Hvis du vælger at fokusere på pris, kan du godt regne med, at det dyreste tilbud sjældent er den bedste kvalitet, men hvordan ved du om de billigere alternativer er gode nok? Du kan altid lære meget ved at tale med andre organisationer og lære af deres erfaringer. Derudover, så husk at udfordre din leverandør og ‘få en prøvetur’ inden du køber det nye system.

Omkostninger er vigtige og en erfaren leder vil sørge for gode estimater og for at begrænse udgifterne mest muligt. Husk dog også at tænke på den værdi, som dit CMS projekt skaber. Hvad er det værd at få en bedre og mere fleksibel motor til din hjemmeside eller intranet?

Lær mere

• Læs blog poster om CMS: A new CMS every 3 years?, What should you look for in your CMS license contract?
• Artikler: Afregningsmodellen styrer dit webprojekt, Gode kunder får mere for pengene, Why do CMS projects go over budget
• Læs vores øvrige artikler

Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.