Når man som organisation har et gammelt, tilsandet intranet på en dårlig platform, en hjemmeside, der stadig administreres via Dreamweaver og en samlet webgruppe på to personer ud af totalt 7000, burde enhver leder kunne overbevises om at tilføre flere ressourcer. Men det er ikke nok.
Caroline Coetzee fra Cambridge University Hospitals vandt på J. Boyes årlige konference, jboye08, The Overflight Excellence Award for bedste præsentation. Titlen er ”The Business Case game OR Is a web site really more important than a maternity unit?”, og præsentationen er relevant for alle, da Caroline skærer en fundamental udfordring indenfor web management ud i pap: Nedprioritering. For selvom vi nu skriver 2008, er der stadig mange sammenhænge, hvor web og intranet altid risikerer at blive nedprioriteret.
For Carolines team tog det tre år at oparbejde tilstrækkelig goodwill og tillid til projektet til at kunne fremlægge en forretningsplan for en større webinvestering for bestyrelsen.
Ved Cambridge University Hospitals er alle web-værktøjer meget gamle. Derfor mener web-teamet, at de er nødt til at investere i nye systemer og ansætte flere ressourcer. Problemet er bare, at selv om forretningsplanen er god, og ledelsen overvejende er overbevist, så er en investering i web mere langsigtet og indirekte end den i f.eks. en ny fødegang. En hjemmeside kan jo ikke umiddelbart redde flere liv eller forkorte ventelister. Og hjemmesiden er der jo alligevel.
Med et godt web team er behovet ikke akut nok
Samtidig er en dårlig platform og manglende ressourcer paradoksalt nok ikke ensbetydende med, at hjemmesiden og intranettet ikke fungerer.
Et af de problemer, Carolines præsentation peger på, er dilemmaet mellem at kunne retfærdiggøre sin egen eksistens som web team, samtidig med at man skal argumentere for, at det eksisterende setup ikke er godt nok. Med to dygtige webfolk kan man som organisation opnå en ret velfungerende hjemmeside… udadtil.
Men da beslutningstagere sjældent ser andet end forsiden (andre bidrager jo med indhold for dem), skaber dette samtidig en situation, hvor behovet for en større investering er svært at komme igennem med.
Web bliver offer for sin ’langsigtethed’
Uanset om du arbejder som webansvarlig i en privat eller en offentlig organisation, har du sikkert oplevet, at dit budget blev beskåret, eller at en investering blev udskudt, fordi der var et andet projekt, der blev vurderet til at være vigtigere.
Hvis det ikke er økonomien, der afgør, om projektet kan sættes i gang, kan der være en begrænsning for, hvor mange tværfaglige projekter der kan køre samtidig. Lovkrav, skandaler eller lange ventelister gør, at fokus i nuet hurtigt flyttes fra investeringer, der vil være 6-12 måneder om at få nogen som helst synlig effekt.
Et nyt CMS er en god ting, typisk med høj værdi for det administrative personale og for en langsigtet strategi om, hvordan indhold skal håndteres og formidles. Men påvirker det nogensinde lægen eller sygeplejersken, hvis daglige arbejde handler om at redde liv, ét efter ét?
På lang sigt er der ikke nogen tvivl om, at en god hjemmeside kan reducere antallet af forespørgsler af praktisk natur, behovet for trykte informationsmaterialer til patienter, samt at den kan styrke en organisations profil. Der er heller ikke nogen tvivl om, at et intranet, når det er etableret som den primære, interne informationskanal, kan effektivisere meget arbejde betragteligt. Især i medicinske miljøer er det sidste et endnu sejere træk end de fleste andre steder, da de tilgængelige vejledninger og politikker bare SKAL være de rigtige. I organisationer, hvor intranettet igennem længere tid har levet en skyggetilværelse som en sekundær informationskilde, hvis primære features er kantinemenuen og personalets køb-og-sælg-børs, kræver det en større kampagne for at opnå den fornødne troværdighed.
Når jorden brænder, kommer beslutningen hurtigt
Selvom man som web team er blevet bedt om at opstille en forretningsplan for en investering, bliver selve investeringen ofte først godkendt i en anden kontekst, nemlig når en ekstrem situation kræver en ny hjemmeside eller et intranet, eller når alle de gamle web-ressourcer pludselig forlader virksomheden og ingen mere ved, hvordan nyheder kan komme på forsiden.
Ikke en løsning, men nogle alternativer
Det er vigtigt at være tålmodig. Det kan være, at beslutningen om en investering ikke bliver truffet nu, og at du bliver nødt til at leve med en gammel løsning lidt endnu. Hvis du venter længe nok, kommer pengene! I mellemtiden er der dog nogle ting, du selv kan gøre for at få det bedste ud af situationen:
- Sats på strategisk forankring: En strategi i sig selv er ikke nok, men uden web som en del af den overordnede strategi, kan du aldrig vinde
- Del dit projekt op i mindre dele: Hvis du har behov for at forbedre opdatering af nyheder og informationer på hjemmesiden, kan et alternativ til at investere i et nyt CMS til hele løsningen være at bruge en blog, der er nemmere for lavfrekvente brugere at betjene
- Gør det synligt: Desværre er det ofte først, når webmaster forsvinder i længere periode eller systemet bryder fuldstændig sammen, at andre end webteamet oplever, hvor presset en ressource de i virkeligheden er. En barsel kan gøre, at din chef finder flere penge til at ansætte ekstra personale. Der er også andre, mildere midler til at gøre webarbejdet synligt. Hvis resten af organisationen eksempelvis bruger måleværktøjer som Balanced Scorecard eller LEAN, bør du overveje at tillempe disse på din egen rolle også.
Lær mere:
- Læs tre relevante blog poster: The problem with strategy, A new CMS every 3 years? og How to cut your intranet budget
- Artikel: Web manager, kend dine mål
- Læs vores øvrige artikler
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.
