Husk hvem der er kunden
Selv i dette unge og umodne marked taler mange leverandører sammen. Pas derfor på med at forskelsbehandle. I et offentligt udbud er det direkte ulovligt, men som privat organisation, og i mindre projekter, er det også en rigtig dårlig idé. Hvis man først har besluttet sig for at indhente tilbud, er det vigtigt at man spiller med åbne kort mht. udvælgelsesprocessen.
Når man modtager mange tilbud, får man på en fin måde bekræftet at mange leverandører er interesserede i ens projekt. Desværre svinger kvaliteten i det modtagne tilbud ofte ganske meget. Som kunde har du brug for et sæt klare nøglekrav som kan bruges til at sortere blandt de modtagne tilbud. Det er ikke altid behageligt at sortere leverandører fra, men det er nødvendigt for at få truffet den endelige beslutning.
Med lidt kendskab til markedet bliver det nemt tydeligere hvilke leverandører der har afgivet tilbud af høj kvalitet. Meningsløse udsagn forekommer ofte, og som kunde bør du insistere på kvalitet. Hvis tilbudet er dårligt, hvordan bliver projektet så?
Undlad at give karakter
Den traditionelle metode, som også bruges af mange konsulentfirmaer, er at gennemgå tilbudene minutiøst og give karakter alt efter hvor godt hvert enkelt krav er opfyldt. Når man er igennem alle krav og alle tilbud, kan der så gives samlet karakter, og man har en topscorer.
Der findes flere problemer med denne metode. Den tager lang tid, og tilføjer ikke megen værdi.
Se i stedet efter modsigelser og koncentrer læsningen om de få evalueringskriterier. Det kan være svært at læse imellem linjerne, men de enkelte gode eller dårlige besvarelser giver ofte et godt signal på leverandørens erfaring.
I stedet for at give karakter, så fokuser på hvilke krav leverandøren ikke har opfyldt. Disse kan bruges til at bede leverandøren om en uddybning eller ultimativt til at kassere tilbuddet. Dette er hurtigere og mere effektivt end den minutiøse karaktergivning.
Opdel arbejdet internt
Uanset hvor kort udbudsmaterialet er, virker det til at leverandører har svært ved at sende mindre end 50 sider. Hvis man modtager 10 tilbud, betyder det at mindst 500 sider skal gennemlæses. Det er naturligvis en stor opgave der med fordel kan opdeles.
Når I går i gang med at opdele selve tilbudslæsningen, så undlad at fokusere for meget på prisen. Det er en naturlig menneskelig reaktion at se på omkostningerne, men det kan også være med at påvirke kollegaernes holdning til tilbuddet i negativ retning. Når prisen er meget højere, forventes det – med rette – at tilbuddet også er meget bedre end de andre. Kvalitet og pris bør følges ad, men det er ikke altid tilfældet i denne branche. At diskutere pris for tidligt i forløbet, især på møder med mange kollegaer fra både it og forretningen, er dog sjældent særligt konstruktivt. Hvis I fra starten synes at tilbudet er for dyrt, giver det så mening at lade kollegaerne bruge mere tid på det?
Det virker logisk at de forretningsmæssige besvarelser vurderes af forretningsbrugere mens de mere tekniske krav vurderes af it-afdelingen.
Der kan også være brug for juridisk assistance til at vurdere kontraktmæssige forhold og især eventuelle forbehold fra leverandørens side.
Held og lykke med den efterfølgende forhandling og god vind med projektet!
Lær mere
- Komplet oversigt over alle artikler om valg af CMS
- Artikel: Brug prosa til at formulere dine krav
- Artikel: Umodne løsninger, afkobling af søgning og Wiki med problemer
- Artikel: Vælg den rigtige partner
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.
