Google Docs og andre netbaserede kontorapplikationer bliver mere og mere populære, men kan det reelt ses som et alternativ til Word? Godt nok slipper du for at sende dokumenter frem og tilbage og kan dermed undgå det velkendte versionskaos i din indbakke, men der rejser der sig også visse problemer, når dokumenterne går online og åbnes for fri redigering blandt dig og dine kolleger. Holder du eksempelvis ikke ordentligt styr på de inviterede brugere og deres rettigheder, kan dokumentet pludselig falde i forkerte hænder.
Et fristende alternativ
Google Docs og lignende online applikationer såsom Microsofts Office Live Workspace og 37signals’ Writeboard kan i mange tilfælde være et attraktivt alternativ til normale tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word. Eksemplerne i denne artikel er baseret på tekstbehandlingen i Google Docs, men det skal nævnes, at man også kan lave regneark og præsentationer med Google Docs. De problemstillinger jeg tager op, gælder imidlertid for alle applikationerne.
Mange har fået øjnene op for de samarbejdsmuligheder, Google Docs tilbyder, og organisationer oplever ofte, at deres medarbejdere bruger applikationen på eget initiativ til at understøtte projektarbejde. Godt nok tilbyder Google Docs ikke så avanceret formatering og så mange funktionaliteter som Word, men for medarbejderne er det en nem og hurtig måde, at kunne samarbejde om projekter på kryds og tværs af tid og sted.
Den første og mest åbenlyse fordel ved Google Docs er, at det er gratis at bruge. Det kræver kun en Google konto at komme i gang. Dernæst giver det mulighed for at opbevare sine dokumenter på en globalt tilgængelig server, så de ikke er bundet til en bestemt placering på din private bærbare eller firmaets server. Endelig kan du og dine kolleger samarbejde om det samme dokument uden bekymringer om versioner eller mistet data, idet Google Docs automatisk synkroniserer brugernes input og samtidig gemmer de gamle versioner af dokumentet, som vi kender det fra wikier. Til forskel fra de fleste wikier lader Google Docs dog flere arbejde på det samme dokument på samme tid. Modsat giver wikier mulighed for krydslinks mellem sider og dokumenter, hvilket Google Docs ikke er velegnet til.
Stoler I på Google?
Fra et strategisk organisationsperspektiv betyder samarbejde via Google Docs dog en decentralisering af dokumenter og viden. Dermed er det en potentiel undergravning af intranettet. Det kan dog imødekommes ved at importere det endelige produkt til intranettet. Dette kan gøres relativt smertefrit, da Google Docs lader dig eksportere som blandt andet html-, Word- og rtf-format.
Dertil kommer de sikkerheds- og fortrolighedsmæssige spørgsmål, som får mange organisationer til at trække i bremsen. For hvordan kan man være sikker på, at dokumenterne og deres følsomme indhold er i sikkerhed på Googles servere? Det kan være svært at sikre, og selvom Google lover at der er styr på det, er det et stort skridt for organisationen at overlade kontrollen til andre. Google Docs findes stadig kun i beta-udgave, og Google er generelt kendt som en lukket organisation med hensyn til road map. Derfor bør organisationer overveje, om de tør stole på, at Google ikke pludselig ændrer noget teknisk eller licensmæssigt, inden man investerer tid og ressourcer på Google Docs.
Nye roller: fra læser til bruger
Brugeradministration og deling af dokumenterne er en anden vigtig forskel i forhold til Microsoft Word. I Google Docs kan du invitere andre til at samarbejde om dine dokumenter som enten “aktive” eller “passive” brugere. Passive brugere har kun mulighed for at læse dokumentet, hvorimod aktive brugere frit kan redigere og skrive. Samtidig kan du, når du inviterer aktive brugere, give disse tilladelse til at sende yderligere invitationer til andre projektdeltagere.
Som ejer af dokumentet kan du altid slette brugere, men hvis der er mange dokumenter og mange brugere kan det tage tid. Det er dog nødvndigt at gøre, for det er ikke sikkert at din kollega definerer fortrolighed på samme måde som du gør. Det kan skabe problemer, hvis ikke der opstilles klare retningslinjer for, hvem og hvor mange der må inviteres. Ligeledes kan det være svært at vide hvornår et dokument skal slettes eller arkiveres og i det hele taget håndtere sin dokumentsamling, når der er flere brugere involveret.
Skrev han virkelig det?
En anden væsentlig forskel mellem Google Docs og Word er, at Google Docs hele tiden automatisk gemmer og opretter nye versioner, hvorimod Word som udgangspunkt kun bibeholder én version af dokumentet. Det betyder, at man ligesom i en wiki altid kan gå tilbage og finde en tidligere version, dog med den forskel, at man i wikier selv aktivt skal gemme – det gør Google Docs automatisk. Googles måde at gøre det på er i de fleste sammenhænge en fordel, fordi man på den måde undgår, at vigtig information går tabt, når mange samarbejder om et dokument. Man skal dog være opmærksom på, at al indtastet information på den måde bliver gemt. Vil du have, at alle kan se, hvad du skrev, imens du var ved at brainstorme?
Den form for selvcensur, som derfor er nødvendig, er for nogle mindre befordrende for kreativiteten. Derfor er Google Docs måske ikke det rigtige værktøj til iterative processer, hvor det formelle helst skal være i orden – eksempelvis i samarbejde med eksterne partnere og med kontrakter.
Et alternativ med forbehold
Google Docs kan ikke ses som en erstatning for det traditionelle tekstbehandlingsprogram, og det er ikke bare fordi, formateringsfunktionaliteten er ringere. Tværtimod skal Google Docs opfattes som et alternativ, som giver dig og dine kolleger mulighed for at samarbejde på en helt anderledes måde. Inden I kaster jer over det, er det dog nødvendigt at få en organisatorisk afklaring af retningslinjerne for brugen. Disse skal afdække den generelle brugeradministration, men også sørge for at lægge en plan for hvordan indholdet kan komme ’tilbage til’ organisationen og intranettet. Samtidig må du på det mere personlige plan gøre dig klart, at det, du skriver, altid vil blive gemt og dermed synligt for andre.
Er du opmærksom på disse problemstillinger, kan Google Docs være et fremragende værktøj, som kan være med til at skabe lettere workflows og bedre samarbejde. God fornøjelse!
Lær mere:
- For mere om wikier læs vores artikel Sandheden bag 3 myter om wikier
- A Closer Look at Google Docs & Spreadsheets fra searchenginewatch.com
- Why Google Apps Hasn’t Taken Off in Large Enterprises fra Pattern Finder
- Google Docs Dying for a Checkup fra searchenginewatch.com
- Læs øvrige artikler på jboye.dk
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig
