Gode kunder får mere for pengene

Mange webprojekter udføres af en blanding af interne og eksterne ressourcer. Det er ofte i samspillet mellem disse at ting tager længere tid end ventet og projektet ender med at blive dyrere end budgetteret. Du har som kunde stor indflydelse på hvor effektivt samarbejdet forløber. Jo bedre kunde, jo bedre projekt.

Som god kunde er du den leverandøren helst vil arbejde for. Du har mange fordele: God service, valuta for pengene, og optimale vilkår for bemanding af projektet. Alle kan blive gode kunder ved at være opmærksomme på et par vigtige detaljer.

Klar tale

Det starter med kommunikation. Selvom det kan betale sig at være venlig, skal du også være præcis. Især med deadlines og krav betaler klar tale sig. Travle konsulenter skal kunne se forskel mellem dit akutte problem og en anden kundes vedligeholdelsesopgave. Derfor bør du overveje dit sprog.

Undgå vage formuleringer som: “Hvis det kan lade sig gøre”, “Det er nok en god idé at”, “I løbet af næste måned” og dets lige. Stil direkte spørgsmål og sæt datoer på hvornår du forventer svar og resultater. Fundamentalt for et godt projekt er også et realistisk budget. Det handler ikke kun om størrelse, men også om at du er bevidst om, hvad du vil købe og hvordan projektet skal forløbe. Husk at tage højde for egne begrænsninger, f.eks. manglende kompetencer og svagheder i organisationen.

Formalia er godt, men mennesker er afgørende

En forudsætning for et godt projekt er at der er en ordentlig kravspecifikation, en kontrakt og en aftalt afregningsmodel. Den gode kunde har også sikret sig kompetente og dedikerede ressourcer fra leverandøren. Faktisk bør man betragte bemandingen af et projekt som et ansættelsesforløb hvor CV’er og erfaring skal vejes sammen med personkemi og helst også med en prøve på hvordan samarbejdet vil foregå.

Store projekter bør forberedes ved en prototype. Det er også vigtigt at have en tydelig aftale om hvordan udskiftning af projektressourcer skal håndteres. For projektets nøglepersoner, som kan være projektlederen og IT-arkitekten kan det være en god idé at skrive en særlig klausul om forlænget opsigelse i den periode projektet står på.

Når dit team er på plads skal det rystes sammen, uanset hvor de alle sidder. Det er almindeligt at dette nedprioriteres, men den gode relation er enormt vigtig. Beslutningsprocesser og samarbejde i projektet bliver meget nemmere hvis alle, fra din egen tekstforfatter til din samarbejdspartners unge udvikler kender hinanden inden de skal arbejde tæt sammen.

Lav aftenarrangementer løbende. Når der arbejdes intenst sammen i flere måneder, er det rart at lære hinanden bedre at kende. Det kan løse op for mange problemer og kan evt. arrangeres på skift.

Vær åben med dit budget

Det kan have fordele, hvis din leverandør ved præcis hvor mange penge du har sat af til projektet. I realiteten får du nemlig som regel det du betaler for. Gratis ressourcer kræver altid lange forhandlinger mellem dine og leverandørens projektledere. Rabatter har det med at blive betalt på den ene eller anden måde senere. I rigtig mange tilfælde fortæller kunder mig, at de ofte føler at leverandørerne skal hente tidligere tabte penge i nye projekter.

En god kunde kan godt presse en pris, men det skal altid gøres med udgangspunkt i en omhyggelig overvejelse om hvilke dele af projektet der er mere vigtige end andre. Det kan måske ikke betale sig at forhandle om alt?

Inden du forhandler, bør du overveje hvor lang relationen til leverandøren skal være og hvor meget de gratis ressourcer er værd for dig her og nu. Måske er det nemmere at få en konstruktiv dialog med din leverandør, hvis de økonomiske rammer er kendte for alle involverede? Begrænsninger, såsom et økonomisk loft, kan godt give uventede, kreative og dårlige løsninger på komplekse problemer.

Lad ikke din leverandør vente

Effektiv fremdrift er afhængig af en god balance mellem interne og eksterne projektressourcer. Det tager nemlig tid at købe ressourcer fra leverandører. Du skal selv have tid til at sikre, at du får en god vare leveret ved at teste delleverancer, lave specifikationer og godkende mødereferater uden at sinke leverandøren.

Forsinkelser i et projekt koster altid tid, enten direkte eller indirekte:

• Mere projektledelse
• Konsulenter flyttes rundt mellem flere samtidige projekter, for at sikre at de er fuldtidsbeskæftigede. Det bevirker en mindre fokuseret indsats og øger tiden der skal bruges på igen og igen at sætte sig ind i opgaverne
• Forøget risiko for udskiftning af projektressourcer. Dermed øges også risikoen for, at det udførte arbejde er mindre sammenhængende og dårligere kvalitet

God projektledelse tager tid

Et fælles kendetegn ved gode kunder er et fokus på god projektledelse. Du kan godt regne med at bruge ligeså meget tid på projektledelse som din leverandør.

Husk at der i webprojekter ofte er flere projektledere, f.eks. for IT og én for kommunikation. Mange konsulenthuse går ud fra, at projektledelse er lig med et sted mellem 10% og 20% af det samlede projektomfang.

Det betyder for de fleste projekter, at du skal have mindst en projektleder på fuldtid i den tid projektet står på. Tiden skal bruges på kommunikation, kvalitetssikring, koordinering og opfølgning. Projektledere der samtidig skal varetage andre opgaver, kommer uundgåeligt til at nedprioritere projektledelsen og har svært ved at agere som den gode kunde.

Held og lykke med dine projekter!

Lær mere:

• Artikel: Tal med dine leverandører

Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.