Desværre køber mange et system, før de begynder at tænke i organisation, processer og planlægning. Et content management projekt, uanset om til web, intranet eller extranet, involverer mange fagområder og kræver mange forskelligartede kompetencer.
I nogle projekter er det sket at forskellige faggrupper har lagt modstridende indhold på intranettet eller på hjemmesiden. Med de forskellige roller og kompetencer på plads bliver det nemmere at undgå dette og samtidig skabe kvalitet og dynamik.
Nødvendige roller
I et projekt, uanset størrelse, vil der være brug for følgende roller:
- Projektleder, der kan koordinere og holde alt kørende. Ethvert intranet og webprojekt, har brug for en dedikeret projektleder. Projektlederen skal ikke lave indhold eller sider, men sørge for at alt kører og folk er glade. I større projekter vil der typisk være en forretningsprojektleder og IT projektleder
- Grafisk designer, muligvis ikke nogen fuldtidsrolle, men ethvert projekt vil få brug for hjælp til det grafiske
- Udvikler, der skal lave templates og funktionalitet. Typisk vil udviklerne være forankret i en IT-afdeling, men der kan også være god mening i at lave et webteam med en udvikler tilknyttet. Dette kan være med til at sikre handlefrihed for webteamet. Denne udvikler kaldes nogle gange for webmaster
- Arkitekt, der sørger for at skabe sammenhæng i IT-landskabet. Arkitekten kigger på det store billede, både software og hardware, og arbejder med integration og at sikre optimal ydeevne fra systemerne
- Usability ekspert eller interaktionsdesigner, der skal sørge for at intranettet eller hjemmesiden er nem at bruge for alle interessenter. Den rolle sørger også for at hjælpe med hensigtsmæssige forbedringer til et eventuelt indkøbt content management system.Informationsarkitekt, der kan beskrive og bygge en solid informationsarkitektur. Læs mere om informationsarkitektens rolle i CMS-projektet
- Redaktør, der kan formidle nyheder og skrive til nettet. Kan være en uddannet journalist, men der findes også mange intranetredaktører eller webredaktører der har en anden uddannelsesmæssig baggrund. I en større webredaktion vil der typisk være en redaktionschef, der kan sørge for at skabe en kommunikationsplan og retningslinier
- Forretningsanalytiker, der kan samle krav for forskellige dele af organisationen og være med til at anvise løsningsmuligheder.
Afhængigt af organisations størrelse kan en person godt have flere roller. F.eks. informationsarkitekt og usability ekspert kan godt være samme person i et mindre projekt. Projektleder og forretningsanalytiker kan også være slået sammen. I større projekter kan der være flere af hver slags, opdelt efter behov. I nogle projekter er der f.eks. ganske mange udviklere tilknyttet.
Alle ovenstående roller kan naturligvis outsources eller insources alt efter hvad der foretrækkes. Der må dog insisteres på at egne nøglemedarbejdere er involveret, især for at sikre at viden forbliver i organisationen, men også at projektet bevæger sig i den rigtige retning.
Titlerne kan skifte meget. Alene blandt de danske kommuner er der stor forskel på jobbeskrivelsen på webredaktører.
Ledelsesinstrumenter
Typisk udarbejdes en strategi eller et kommissorium for hvert projekt. Ligesom med rollerne, bliver disse begreber også brugt forskelligt fra organisation til organisation.
Et kommissorium afdækker formål med projektet, samt nøglefunktioner. Her er det også vigtigt at få beskrevet, hvad der ikke er med i projektet.
Kommissoriet godkendes typisk af en styregruppe, der består af en overordnet projektleder samt relevante funktionschefer og direktører. For at sikre fremdrift kan det være en stor fordel, især i starten, at have en fra topledelsen med i styregruppen. Det kan sikre opmærksomhed på projektet og give det rette fokus.
I nogle projekter laves også en referencegruppe, der består af relevante afdelingsledere og den overordnede projektleder. Referencegruppen arbejder mere detaljeret end styregruppen, med spørgsmål om funktionalitet eller indhold. Ofte er referencegruppen formelt underlagt styregruppen.
Forandring
Når en organisation begynder at arbejde med content management ændrer det stille og roligt mange kollegaers hverdag. Et køb af et eller flere systemer, kan være en yderligere katalysator i denne proces. Nogle vil synes at denne proces er utrolig spændende, andre vil finde den skræmmende. Det er vigtigt at forstå at content management ikke kun er et IT projekt, men meget mere handler om kommunikation.
Traditionelt i forandringsprojekter, uddannes få brugere til eksperter, som så kan uddanne resten. Ulempen ved denne tilgang er, at der nemt skabes en “dem og os” mentalitet. I en ny artikel fra Harvard Business Review “Your Company’s Secret Change Agents” anbefales det i stedet at lave gruppen til eksperter og på den måde gøre projektet til en fællessag.
Generelt kan det stærkt anbefales at få arbejdet med web eller intranet forankret i de forskellige jobbeskrivelser. På den måde sikres at folk har tid til arbejdet, men også at der kommer en dialog om forventninger
Lær mere:
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.
