Der er mange overvejelser at gøre, inden der investeres i et content management system. Hvad er visionen med implementeringen? Hvad er behovet konkret? Hvordan beskriver man sine behov for udbyderne?
I disse år bruger danske organisationer millioner på indkøb af nye content management systemer (CMS) og endnu mere på efterfølgende implementering. Det er især selvbetjening, portaler og intranet, der står for de nye og store investeringer.
Da markedet for content management systemer er meget umodent og oftest styret af leverandører og IT-afdelinger, betyder det, at mange organisationer oplever forsinkede projekter og ubehagelige overraskelser.
Her følger en række gode råd til, hvordan organisationen kan forberede sig så godt som muligt til at vælge det rigtige content management system.
Grundig behovsanalyse
For det første er det nødvendigt at lave en grundig behovsanalyse, der identificerer organisationens væsentligste behov og krav. Dermed bliver det også mere klart, hvilken rolle CMS skal have i organisationen.
Behovene kan f.eks. deles op i:
- Funktionelle krav (f.eks. workflow, versionsstyring)
- Tekniske krav (f.eks. platform, sprog, integrationsmuligheder)
- Forretningskrav (optimere selvbetjening, publicere online, tilgængelighed)
- Specielle krav til hjemmesiden som CMS skal styre
Det er vigtigt at tage hensyn til hele organisationens behov for at sikre, at løsningen bliver optimal for både eksterne brugere, webmasteren og også direktøren, der kun sjældent skal godkende en pressemeddelelse og publicere den.
En behovsanalyse kan godt være grundig og samtidig gennemføres i et intenst forløb på kort tid. Læs mere om erfaringer med kravspecifikationer.
Beskriv behov med fortælling
Det kan nogle gange være svært at beskrive alle organisationens krav i overordnede ord og korte klare sætninger. Derfor kan det anbefales at fortælle om organisationens behov i sætninger på normalt dansk, og evt. opsætte nogle scenarier, som CMS’et skal kunne håndtere. Det kan f.eks. være
- Al daglig administration af CMS skal varetages af webredaktøren. Der er begrænsede teknikere i huset, så CMS skal have et let anvendeligt interface. Det forventes, at det nye site ikke skal skifte design løbende, så muligheden for at ændre stylesheets og templates in-house er ikke så vigtig
Fortællingerne kan give udbyderne af CMS et meget mere præcist og dækkende billede af organisationens behov end en lang liste med ufravigelige krav.
Opstil mål for succes
Det er også en forudsætning, at organisationen overordnet har en vision for at implementere CMS, så hele organisationen kan få en fælles forståelse for, hvordan og hvorfor det skal bruges.
Ved at opstille kommercielle mål for CMS, bliver det samtidig muligt at måle, om investeringen i CMS er en succes. Det er individuelt fra organisation til organisation, hvilke mål man har, men det kan f.eks. være:
- Større gennemsnitsordrer
- Færre opkald til kundeservice
- Højere kundetilfredshed
- Konkrete IT-besparelser
- Optimeret selvbetjening
Målene skal være klar, inden der vælges leverandør, for det kan være afgørende for, om der er nogle CMS-udbydere, der kan afskrives med det samme.
Dyreste CMS ikke altid bedste
Der findes ikke ét bedste CMS, men utroligt mange individuelle produkter med store forskelle i baggrund, funktionalitet og antallet af referencer. Derfor er udfordringen at vælge netop det CMS, der passer den enkelte organisation bedst muligt.
Da man kan være sikker på, at den rette løsning ikke kommer af sig selv, er det nødvendigt at gøre et grundigt forarbejde. Sandsynligheden for at vælge rigtigt er størst, når man har fokus på at skabe mærkbare og varige forbedringer for organisationen. Ellers kan man risikere, at det var nemmere for medarbejderne at udføre arbejdsopgaverne, før det nye CMS blev indført!
Lær mere:
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe eller deltag i vores CMS konference i Aarhus d. 9. november. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.
J. Boye tilbyder også uvildig rådgivning om valg af CMS og leverandør.
