Et eller flere systemer?

Mange organisationer leder efter ét system til at samle de digitale udfordringer omkring web, intranet, portal, extranet, e-handel, vidensdeling og elektronisk katalog. Ofte starter denne søgen med at finde et content management system eller portalløsning, der kan opfylde alle krav.

På trods af et fornuftigt ønske om at konsolidere antallet af systemer og leverandører, er det ikke altid let eller klogt at bruge det samme content management system til forskellige formål. Forskellige hjemmesider og online aktiviteter kan have vidt forskellige krav og forretningsplaner.

En metode til at skabe overblik

En nem og visuel måde at tjekke, om man har brug for flere systemer, er ved at lave en simpel graf. Lad x-aksen være kravene til roller, oprettelse af indhold, metadata, workflow, skabeloner, søg, personalisering og caching. Lad y-aksen være vigtigheden eller kompleksiteten af disse krav. Nogle krav er naturligvis mere komplekse end andre. Hvis du laver denne øvelse f.eks. for e-handel, intranet og web, og alle tre grafer ligger præcis oven på hinanden, så kan ét system være en god idé. Typisk vil der dog være stor forskel på kravene til de enkelte projekter, og graferne vil ikke følge et ens forløb. Selvom denne metode kan virke forenklet og brutal, kan den stadig illustrere de fundamentale forskelle mellem projekternes krav.

Specialiseret eller generaliseret system?

Kort fortalt så kan man finde specialiserede systemer, der egner sig rigtig godt til web, nogle der egner sig bedre til intranet, og andre der er optimale til e-handel. Selvom visse leverandører har tilføjet meget funktionalitet til deres systemer, så kan der også prismæssigt være store fordele i at købe optimerede systemer. Der findes flere eksempler på udbudsrunder, der er blevet aflyst på grund af, at de indkomne tilbud har været over den forventede finansielle ramme. Ofte skyldes dette, at tilbudsgiverne er blevet mødt med så mange forskelligartede krav, at de er blevet nødt til at finde et meget stort og dyrt system samtidig med, at der er brug for lang efterfølgende implementering. Her kunne man med fordel have overvejet at dele projektet op i mindre, mere overkommelige og billigere dele.

Læs mere om projektmodeller i artiklen: “Projekt drejebog“

Ny standard støtter trenden med flere systemer

Mange store og små organisationer har efterhånden erkendt, at på trods af drømmen om konsolidering, vil man aldrig ende med blot at have et enkelt system til både hjemmesiden, intranet og extranet. Realiteten er at man fortsætter med at have indhold gemt i forskellige informations-siloer. For at løse problemstillingen med at få indhold ud af sådanne, er der netop blevet udviklet en ny teknisk standard kaldet JSR-170, der skal gøre det nemmere at arbejde med en hjemmeside, hvor indholdet rent teknisk stammer fra forskellige content management systemer.

Læs mere om denne standard i en artikel på CMS Watch: “JSR-170: What is in it for me?“

Brugervenlighed i fokus

Det er en misforståelse at formode, at flere systemer betyder, at de interne brugere skal lære flere systemer at kende. Sådan har det været nogle steder, men sådan behøver det ikke at være. Det ideelle system vil støtte brugeren i at få løst dens opgaver og ikke være i vejen eller kræve meget træning. Sådanne systemer findes i dag, hvor brugeren ikke behøver at interessere sig for eller overhovedet at vide, hvilket system der bruges.

Læs mere i artiklen: “Tænk på brugervenlighed“

Anbefaling

Vær forsigtig med at udvide brugen af et system fra intranet til internet eller vice versa. Undgå at antage at blot fordi en leverandør er stærk til et område, vil den også være stærk i et andet område. For eksempel er Synkron og Sitecore gode til internet og extranet, mens leverandører som Intranote og Webtop er gode til intranet. En udenlandsk leverandør som Interwoven er velegnet til både intranet, internet og extranet.

Mange begynder for tidligt at tale om det ene system eller det andet. Fordelen ved at tage en diskussion om de forskellige krav og ønsker er, at det er præcis der, hvor opmærksomheden burde være, nemlig: Opfyldelse af forretningskrav.

Lær mere:

Læs et case study om et forsikringsselskab der med succes bruger 3 forskellige systemer, eller læs artiklen “One CMS or Two?” af den engelske intranet ekspert Martin White.

Læs de relaterede artikler:

• En forretningsplan er vigtig for projektet
• Erfaringer med kravspecifikationer
• Introduktion til CMS-markedet
• Projekt drejebog
• Rimelige forretningskrav
• Valg af CMS

Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.