Esbjerg Kommune rydder op på intranettet

Kan du genkende disse problemer med dit intranet?

• Intranettet er ved at sande til i gammelt indhold
• Over halvdelen af alle søgeresultater er forældede
• Kollegaer klager over at de finder gammelt indhold
• Langsomme svartider, især ved søgning

Det kunne de hos Esbjerg Kommune, hvor de brugte 2011 på at relancere EKnet, Esbjerg Kommunes intranet. Hvor de fleste intranet relanceringer drukner i teknologi, nyt grafisk design og andre strategiske prioriteter, lykkedes det for Esbjerg også at gøre oprydning til en del af projektet. Status efter oprydning er, at intranettet er gået fra 18.000 indlæg til ca. 8.000 indlæg, dvs. over halvdelen er skåret væk.

Jeg talte med kommunens webkonsulent Lisbet Rosendal og webredaktør Merete Christensen for et kig bag kulissen og for at forstå, hvordan de fik organisationen med på den vigtige, men svære oprydningsopgave.

Oprydning på intranettet

Den første inspiration til at gøre noget ved problemet, kom fra et møde hos Mary Larsen og webteamet hos Fredericia Kommune, der tidligere havde gjort noget tilsvarende.

Dette blev fulgt op med et møde med kommunens arbejdsgruppe ansvarlig for dokumentstyring (bedre kendt som elektronisk sags- og dokumenthåndtering i det kommunale), hvor der blev skabt enighed om, at intranettet ikke skulle fungere som et arkiv. Alt indhold der var værd at gemme, skulle journaliseres i dokumentsystemet og i processen skulle der naturligvis ikke slettes noget, som burde være gemt.

I starten af projektet blev der lavet en vejledning og meldt ud til weborganisationen, at intranettet ikke længere skulle bruges som arkiv. Hver af kommunens forvaltninger fik et Excel ark med liste over deres indlæg med links, så de selv kunne fordele ud til medarbejderne og få ryddet op. Samtidig stillede arbejdsgruppen sig til rådighed for resten af organisationen. f.eks. med at få journaliseret det, som skulle journaliseres.

Som teknisk platform til projektet bruger Esbjerg Kommune IntraNote som intranet platform og eDoc fra Fujitsu som ESDH.

6 måneder med intranet oprydning

Selve oprydningen startede i april 2011 og stod på frem til september.

Det foregik stille og roligt efter følgende retningslinjer:

Sådan holdes der styr på intranet indholdet fremover

På det nye EKnet får medarbejdere fremover automatisk en besked, når ét af deres indlæg ikke er opdateret i 180 dage og på Mit EKnet får de vist links til disse sider.

Siden Mit EKnet, hvor hver medarbejder i Esbjerg Kommune kan se hvilke sider der skal opdateres

Når medarbejderen har redigeret (eller bare åbnet og gemt) indlægget, forsvinder det fra listen og dukker først op efter 180 dage igen. På denne måde håber Lisbet og Merete, at kollegaerne bliver bedre til at følge op på deres egne indlæg, så de altid har et aktuelt indhold.

Hvis indlæg udløber, forsvinder det simpelthen og det er op til medarbejderne selv at gemme det på anden vis, evt. via journalisering, hvis det er noget der skal beholdes.

Lær mere

I samarbejde med Vejle Kommune afholder vi d. 24. maj konferencen Det rigtig gode kommunale intranet, hvor du kan få inspiration til et bedre intranet.

Det er ikke første gang Esbjerg Kommune går foran. I 2011 skrev vi om hvordan Esbjerg Kommune sælger på nettet. Esbjerg Kommune er blandt de 400 organisationer der med i J. Boye’s intranet erfa-grupper, hvor du kan møde andre der arbejder med intranet og de udfordringer der følger med.

Du kan også få en helhedsvurdering af jeres intranet og hvor godt det klarer sig, med en intranet benchmark af J. Boye.