Nyt intranet: Behøver vi virkelig at lave brugerundersøgelser?

Når først ”projekt nyt intranet” ruller kan det være svært at sætte tid og ressourcer af til at lave brugerundersøgelser undervejs. Det kan især være svært at overbevise chefen om, at de ekstra penge er givet godt ud, selv om du godt ved at resultatet bliver bedre i den sidste ende. Læs med her og få argumenterne på plads til næste gang du skal forsvare en brugerorienteret tilgang.

Tabte du diskussionen?

Dig: Denne gang skal vi gøre det rigtigt fra starten. Vi skal undersøge brugernes krav til intern kommunikation, sarmarbejde og intranettet. Hvad har de brug for, hvad kan hjælpe dem i deres job? Og undervejs skal vi teste vores prototyper, så vi er helt sikre på at ramme plet.

Din chef: Denne gang skal vi se resultater hurtigt, vi har ikke tid til en lang proces, og da slet ikke budget. Lad os finde et system og rulle det ud… Jeg synes for øvrigt at vi skal bruge leverandør X.

Dig: Men… Øhm, okay.

6 måneder senere: Budgettet er overskredet, udrulningen forsinket, og der er ingen af dine kollegaer, der smiler til dig længere, når du møder dem…

Det er selvfølgelig ikke alle projekter, der går så galt. Men vil du undgå en lignende situation, skal du sørge for at have argumenterne på plads til de spørgsmål din chef (eller hvem, der nu sidder på budgettet) med sikkerhed vil stille.

3 typiske spørgsmål om brugerundersøgelser fra din chef – og dine svar

Hvad koster det at lave brugerundersøgelser?

Dit svar: Der er selvfølgelig udgifter. Men tænk på, hvor meget vi bruger på selve implementeringen. Tør vi det, uden at være sikker på at de penge bliver brugt rigtigt? Med forundersøgelser, som koster en brøkdel af det samlede budget, kan jeg sikre at intranettet faktisk bliver brugt af medarbejderne bagefter. Helt praktisk kan vi starte med at bruge så lidt som en halv dag på at definere de primære målgrupper (personas).

Jeg ved  allerede hvem vores medarbejdere er (og hvad de vil). Hvorfor skal vi bruge tid på at undersøge det?

Dit svar: Jeg vil gerne bruge 30 minutter på at få dit perspektiv så – lad os tage de andre medarbejdere lidt senere. Hvad er dine hyppigste opgaver? Hvem kommunikerer du oftest med? Hvilken information er du afhængig i løbet af en arbejdsdag? Hvordan får du denne information? Du kan finde flere gode interviewspørgsmål hos den australske intranetekspert James Robertson.

Du spørger ind til lederens opgaver og mål, og kan dermed vise hvordan

1. intranettet, hvis det designes rigtigt, kan gøre lederens liv lettere
2. det er nødvendigt at bruge tid på at kende brugerens behov, før teknologien kan hjælpe

Hvorfor er intranettet specielt? Jeg ser ikke andre afdelinger, der spørger om ressourcer til at lave brugerfokuseret design

Dit svar: Når det drejer sig om intranet, skal vi arbejde hårdere for at folk bruger det. Det er jo ikke obligatorisk. Det står ikke i nogen medarbejderes jobbeskrivelse at anvende intranettet, som f.eks. HR- eller regnskabssystemer kan gøre. For at være sikker på at intranettet bliver brugt, og faktisk giver en værdi, skal vi ramme brugernes behov. Intranettet er for alle medarbejdere, derfor er det vigtigt at vi kender de forskellige gruppers opgaver i dagligdagen.

Når du går i gang med brugerundersøgelserne

Lykkedes det dig at få tiden og ressourcerne til brugerundersøgelserne, så husk at blive ved med at fortælle de gode argumenter og ikke mindst resultater. Konkrete historier er brugbare redskaber til at stoppe den evige diskussion om at “brugeren foretrækker den ene funktionalitet frem for den anden”.

Tænk på designdokumenterne, som f.eks. persona-beskrivelser, som interne kommunikationsredskaber: Tilpas dem til målgruppen i din organisation og brug dem aktivt gennem hele forløbet.

Eller hvad med helt at droppe dokumenterne, og i stedet lave en kort video med brugertest eller stille op på ledelsesmødet med en præsentation? Du kan også tage på roadshow i organisationen med jeres personas som online-teamet hos britiske Environment Agency gjorde.

Lær mere

Vil du høre fra andre i samme rolle som dig, hvordan de argumenterer overfor deres chef om bedre intranet og om brugerinddragelse? Kom med i erfa-gruppe om intranet eller en erfa-gruppe om brugerinvolvering.

Eller tag med vores internationale intranetkonference d. 10. november i Aarhus og få konkrete ideer fra andre organisationer til hvordan du gør intranettet forretningskritisk.