Som mange kunder allerede har fundet ud af, er den nye Microsoft Office SharePoint 2007 (MOSS 2007) en kompleks opgradering med rigtig meget nyt og forandret. Mest værdi får man, hvis man også opgraderer til den nye Office 2007. Dem på ældre versioner af Office vil have et blandet indtryk af brugervenligheden. MOSS er som produkt ikke et godt match til de fleste e-business-projekter eller komplekse udrulninger i store organisationer. Overvej i stedet MOSS til videndeling i afdelinger eller intranetscenarier i mellemstore organisationer der allerede baserer deres it-investeringer hovedsagligt på Microsoft.
Styrker
- En nem start på digitalisering af projektsamarbejde, inkl. enkel dokumentdeling og nyt workflow
- Forbedret .NET support gør produktet mere venligt overfor udviklere
- God dokumentation (inkl. bøger og blogs) og et stærk dansk og internationalt netværk af partnere
- Stærk integration med Office og andre Microsoft-produkter er med til at styrke brugervenligheden
Svagheder
- Da det er en helt ny, kompleks, og længe ventet opgradering, må der forventes børnesygdomme
- Kræver opgradering til nyere versioner af andre Microsoft-produkter – især Office – for at få fuld værdi
- Let installation overskygger besværlig tilpasning og vedligehold. Administratorer kommer nemt under vand
- Microsoft har ikke offentliggjort planer for fremtidig videreudvikling
- Solgt med tale om SOA og åbne standarder, men virker kun på Microsoft-software
Da MOSS blev frigivet efter en del forsinkelse i slutningen af 2006 var det som en længe ventet opgradering til den meget populære SharePoint Portal Server 2003. På trods af et omfattende betaprogram bør brugere være tålmodige mens det store netværk af partnere bliver trænet. Bemærk at MOSS først kommer på dansk i denne måned.
Det fremgår tydeligt af produktnavnet, at MOSS er en del af den nye Office 2007, der blev frigivet i slutningen af januar. Det er værd at notere at Microsoft har fjernet ordet portal fra produktnavnet midt i en tid hvor mange andre leverandører har travlt med at tilføje det. For Microsoft er MOSS dog tydeligvis meget mere end et navneskifte. MOSS er bygget på OSS (Office SharePoint Services), som er en gratis del af Windows 2003 Server og den nye Windows Vista.
Historisk har SharePoint haft tendens til nærmest at vokse uventet og af og til ukontrolleret blandt kunder. Det har været meget let at komme i gang, og produktet har opfyldt et stærkt behov for enkel fildeling, f.eks. til projektsamarbejde. Især organisationer der har kæmpet med e-mails med mange vedhæftede filer, har set SharePoint som en løsning på deres problemer. Efter installationen begynder mange afdelinger og projekthold typisk at oprette deres egne SharePoint Team Sites. Disse har desværre en tendens til at blive lukkede siloer af viden, efterhånden som projekter afsluttes eller afdelinger ændres. Det betyder at taksonomi og gode søgemuligheder er vigtige fra starten, så brugerne kan finde det de leder efter. MOSS er en klar forbedring i forhold til tidligere versioner, men desværre har Microsoft ikke selv meget erfaring i store, komplekse udrulninger. Derudover insisterer Microsoft fortsat på at bruge tredjepartsløsninger til vedligehold, administration og anden nøglefunktionalitet, som konkurrerende leverandører ordner selv.
Mange af de nye og forbedrede funktioner er spændende – f.eks. content management, workflow, søgning, integration – men de store forandringer har fået mange nye og eksisterende kunder til at vente lidt med større nye investeringer. Opgradering fra den gamle SharePoint 2003 er muligt, og Microsoft har dokumenteret tidligere erfaringer med dette. Bemærk dog, at hvis du også bruger den nu udgåede Microsoft CMS Server 2002 (som nu er skrevet om som en del af MOSS), vil en opgradering være betydeligt sværere.
Portal services
MOSS kommer med 30 udvalgte pakkeløsninger der kan hjælpe dig hurtigere i gang, f.eks. med ferieplanlægning og kampagnestyring. Dog har Microsoft, i stil med IBM, gjort flere af mulighederne i MOSS afhængige af andre produkter i deres portefølje. F.eks. er mødeindkaldelser en del af Microsoft Exchange, mens instant messaging kræver Microsoft Live Communications Server.
I stil med forgængeren ventes MOSS at blive mest brugt til at dele dokumenter. Traditionelt var produktet mere egnet til dokumentdeling end dokumentstyring. Nu indeholder produktet nye muligheder for metadata, workflow og versionsstyring, sammen med avancerede muligheder for at udgive på nettet. MOSS arbejder med document workspaces, der kan sammenlignes med foldere på filsystemet. Et workspace kan blive indekseret og kategoriseret efter ønske og det er let at blive holdt opdateret når nye dokumenter er tilføjet. Der er også direkte integration med Windows Explorer.
For at gøre dokumentstyring så let som muligt har MOSS tæt integration med hele Office-pakken (Word, Excel, PowerPoint, Outlook og InfoPath). Sammenlignet med andre portalløsninger er integrationen meget vellykket. Integrationen går videre end til blot at kunne gemme direkte fra Word, idet mange af funktionerne fra Office er integreret i SharePoint. Dette sparer kollegaerne fra at skifte mellem de to løsninger. Der kan tildeles opgaver i Outlook via SharePoint, og Microsoft har også gjort det let at tilføje flere dokumenter ad gangen.
Web content management er nu en del af MOSS, hvor redaktører gives usædvanlig meget frihed til at bestemme over layout. Uden teknisk snilde kan indhold og web parts placeres på siden, og redaktører har endog adgang til at ændre i konfigurationen. Til at gøre alt dette muligt, bruges der formularer, der desværre er placeret helt til højre på skærmen. Ældre og mindre skærme kan ikke anbefales.
Grundlaget for dokumentdeling og samarbejde er et forfinet koncept med lister. F.eks. kommer MOSS med færdiglavede lister til arrangementer, kontakter, nyheder, diskussioner og links. Det er også muligt at lave egne lister til eget behov.
Workflow har længe manglet i SharePoint, men er nu en del af MOSS. Windows Workflow Foundation (WF) bruges som motor til at styre processerne og med produktet kommer der et par enkle workflows, f.eks. til forskellige godkendelser.
Søgning er baseret på SQL2005 tekstsøgning, hvor noget tilpasning må forventes. Søgemaskinen kan indeksere gængse formater, bl.a. Outlook, Office, fildrev og PDF-filer. Søgemaskinen indekserer også kollegaer på lige fod med indhold. Det vil sige at hvis man søger efter “Flemming Østergaard” i FC København, kan både kontaktdata på personen dukke op, samt indhold med navnet.
En stor forskel mellem et generisk MOSS-site og en rigtig hjemmeside er i navigationen. MOSS opbygger navigation ved at bruge underbiblioteker, mens visse organisationer kræver mere en kompleks navigation. Dette kan lade sig gøre ved at udvikle en egen navigation i .NET.
Til analyse og rapportering satser Microsoft på den nye Excel 2007, der sammen med SQL Server, bruges til at skabe rapporter på kryds og tværs af data.
Portalteknologi
Når du vælger MOSS binder du dig samtidig til hele Microsofts pakke. Fra Windows over SQL Server og IIS til den nye Office. Selvom Microsoft taler om SOA og åbne standarder, virker MOSS kun på Microsoft-platformen.
En af de vigtige nyskabelser i MOSS er Business Data Catalog (BDC), der indeholder integration med populære ERP, CRM og andre it-systemer. Her bevæger Microsoft for første gang SharePoint ind på middleware. BDC bruger web services eller ADO.NET til at integrere og vise data fra andre systemer direkte i portalen uden kodning. BDC er dog ikke fokuseret på transaktioner, workflow eller datatransformation. Hvis dette ønskes er det stadig BizTalk der skal benyttes. I stedet er BDC beregnet til read-only portalintegration med brug af data fra andre systemer. MOSS kommer med flere BDC web parts, der desværre ifølge flere kunder, ikke altid fungerer som ventet. Sørg for at teste grundigt.
De fleste MOSS-udviklere vil bruge deres hverdag i Visual Studio, hvor der kan programmeres Web Parts (Microsoft-ord for portlets), og evt. suppleres med en stor samling af .NET biblioteker fra MSDN. Microsoft kan selv godt lide at sammenligne Web Parts med JSR 168 portlets. Husk bare at mens JSR 168 er en standard som næsten alle andre leverandører understøtter, så går Microsoft sine egne veje. Web Parts virker ikke på andre løsninger og er kendt for en stejl indlæringskurve. Layout er let nok, men at udvikle til krævende produktionsmiljøer er svært.
URL-strukturen er kort og logisk. Et eksempel kunne se således ud:
- hostname/Nyheder/default.aspx
Folderne kan navngives af brugere og det efterfølgende default.aspx kan undlades, da MOSS automatisk håndterer det. Problemet er her at URL’en bliver koblet til teknologien (.aspx er .NET), selvom få brugere overvejer at forlade Microsoft-verdenen. Husk dog at Microsoft ikke vil beholde .aspx for evigt, ligesom de for få år siden forlod .asp. Når det sker, vil alle links og bookmarks holde op med at virke, med mindre du arrangerer besværlige redirects.
Microsoft har gjort meget for at forbedre produktets muligheder for at skalere, hvor Microsoft længe har kæmpet med et dårligt ry. Microsoft siger at MOSS har betydelige performanceforbedringer, men tidlige erfaringer viser det modsatte. Sørg for at teste grundigt.
På sikkerhedsområdet er der også gjort meget, både mht. single-sign on, men også på indholdsniveau, hvor SharePoint før var afhængig af tredjepartsløsninger. Administratorer i større organisationer beretter at bruger- og rettighedsstyring kan være en frustrerende oplevelse. Hver bruger skal forvaltes manuelt, for hver portal de har adgang til, og hvis information ændres i Active Directory (f.eks. ny e-mail-adresse), skal det ændres alle steder.
Værd at vide
En stor fordel ved MOSS, er den store mængde dokumentation, der generelt er af meget høj kvalitet. Mange gode detaljer kan også findes i blogs, FAQs og generelt ved at søge på MSDN eller Google. Ikke to installationer er ens, derfor er det en god idé fra starten at organisere en egen dokumentation og lister over egne særheder. Det vil hjælpe dig senere i forløbet.
Licensmodellen for MOSS er stadig baseret på server/CAL-modellen. Der er en standardudgave med enterprise-udgave, der begge er baseret på en formel der bygger på antallet af servere og antallet af brugere. Med enterprise kommer også adgang til forms og business intelligence-modulet der indeholder Business Data Catalog. Den samlede licenspris i større organisationer kommer hurtigt langt over 500.000,- kr. Oven i dette skal så huskes et budget til den efterfølgende implementering.
Microsoft kan naturligvis tilbyde en anden form for leverandørsikkerhed i forhold til andre og mindre lokale leverandører. Selvom SharePoint 2003 var en succes, så blev det hurtigt forældet og i lang tid virkede det ikke rigtig til at Microsoft interesserede sig for portalmarkedet. MOSS 2007 har været undervejs i lang tid, ifølge Microsoft fordi de har været fast opsat på at gøre det rigtigt fra starten denne gang. Så fokuseret har processen været, at Microsoft stadig ikke har offentliggjort planer for produktets videre udvikling. Det virker usandsynligt at produktet ikke kommer i nye versioner, og nye kunder bør planlægge med en service pack senere i 2007. På lang sigt forudsiger vi at den næste større opgradering kommer i 2010, der udvider BDC med tæt integration med Microsoft Dynamics for endelig at angribe SAP på deres hjemmebane.
Lær mere
Bliv medlem af en af vores SharePoint erfa-grupper
Hvis du savner inspiration til, hvordan den nuværende løsning kan optimeres eller hvad SharePoint 2010 rent faktisk kan gøre, så tag med på vores SharePoint konference i København d. 22. marts.
