Værktøjer til projektstyring, styregrupper og samarbejdsaftaler fylder meget i diskussionerne om hvilke faktorer der er afgørende for et succesfuldt webprojekt. Mange investerer også stort i uddannelse af projektledere og i valg af projektmodeller.
Desværre overlader mange valget af afregningsmodel til deres indkøbsafdeling. Men, hvorvidt et projekt skal afregnes som fastpris, “forbrugt tid” eller efter en incitamentsmodel er en overset men vigtig beslutning. Især i det vigtige samarbejde mellem dig som kunde og dine leverandører kan afregningsmodellen være afgørende for relationen.
Sammenhænge mellem projekt og økonomi
Penge garanterer naturligvis ikke succes. Som projektleder har du måske oplevet at økonomiske rammer på samme tid kan begrænse et projekt, men også at de bidrager til tydelig prioritering og fokus på forretningsmæssig værdi.
Økonomi kan også forpeste samarbejdet mellem kunde og leverandør, især hvis der ikke er klar enighed om projektets værdi i forhold til prisen.
Gode resultater opnås derfor som hovedregel ved at skabe forudsætninger for at et projekt er en god handel både for kunde og leverandør. I den sammenhæng er det afgørende at kende implikationerne ved den afregningsmodel ens projekt er underlagt.
3 almindelige afregningsmodeller:
1. Fastpris
Her findes der en udførlig kravspecifikation. Som kunde er der indgået kontrakt på, at få det i kravspecifikationen definerede leveret til den aftalte pris. Du risikerer ikke at skulle betale mere så længe du ikke har ændringsønsker. Som kunde er det med denne model principielt ligegyldigt hvor mange timer leverandøren bruger på projektet.
Ulemper: For det første kræves en detaljeret kravspecifikation. Det kræver sikkerhed på din organisations krav og få ubekendte.
Hvis der skal laves ændringer i et fastprisprojekt, skal der udarbejdes ændringsønsker hvortil der skal bruges yderligere penge. Arbejdet med ændringsønskerne kan være ret tidskrævende fordi de kræver koordinering internt med samarbejdspartnerens projektleder og udviklerne. Ofte ender det med en fornemmelse af stillingskrig mellem kunde og leverandør hvor alle ændringer skal debatteres og afregnes hver for sig. Der opstår nemt mistanke om at leverandøren i denne proces skal hente penge der blev tabt i dårlig estimering af den faste pris.
Ved fastprisprojekter vælger de fleste leverandører at tage højde for uforudsete forsinkelser ved at lægge en procentsats oveni i budgettet som en slags forsikring. Den største fare er dog at man ender med at få udviklet det der stod i kravspecifikationen, men ikke det der var forretningsbehovet. Det sker enten fordi kravspecifikationen ikke er god nok, eller oftere fordi organisationen når at flytte sig inden projektet er færdigt.
2. Forbrugt tid
Ved denne model betaler du løbende for de timer leverandøren bruger på opgaven. Du sparer penge hvis projektet tager kortere tid end ventet, men risikerer også at skulle betale mere ved uforudsete forsinkelser.
Ulemper: Når afregningsmodellen er flydende, bliver det nemmere at fylde på med ny funktionalitet og projektet risikerer at vokse så meget at det aldrig bliver færdigt. Nøje opfølgning på estimater og kontinuerlig forventningsafstemning er nødvendig!
Timebaseret afregning egner sig derfor bedst til mindre projekter eller til løbende opgaver såsom opdatering, mindre nyudvikling, kommunikationsopgaver og workshops.
3. Incitamentsmodellen
Her deles risikoen med din leverandør og der tages højde for at estimater på større projekter altid er usikre.
I praksis kan det foregå således: I starten af et projekt estimeres ressourceforbruget af leverandør og godkendes af dig. Hvis leverandøren bliver færdig med projektet inden det aftalte beløb er nået, betaler du halvdelen af forskellen op til loftet. Hvis det aftalte budget overskrides, betaler du til gengæld kun halvdelen for den ekstra tid.
Den økonomiske risiko deles altså, og derfor understøttes en projektmodel hvor leverandør og kunde samarbejder tæt om at få projektet færdigt til tiden.
Ulemper: Projektets endelige pris er ikke helt forudsigelig.
Kontrol er godt, dialog er bedre
Projekter er ikke fuldt ud forudsigelige selvom de fleste projektledere ønsker så meget kontrol som muligt.
Afregningsmodellen er et kontrolværktøj som også beskæftiger sig med omkostninger, et område de fleste ledere interesserer sig meget for. En god afregningsmodel skal, udover at sikre at budgettet overholdes, også tage højde for at det kun er en del af projektets resultat der er kendt på forhånd.
Undervejs vil krav og opgaver, som var lavt estimerede, vise sig at være sværere at løse end ventet. Som kunde skal du derfor nemt kunne:
Ændre krav undervejs
Imødekomme nye behov
Afblæse projektet hvis det viser sig at det giver dårlig mening at gennemføre
Den valgte afregningsmodel bør stimulere leverandøren til altid at finde de mest hensigtsmæssige løsninger på en opgave.
Samarbejdspartnere slås ikke
For at finde frem til den rigtige model, bør du overveje hvilken du får mest ud af. Hvis afregningsmodellen allerede er valgt for dig, bør du overveje hvordan du får mest ud af den og vælge en projektmodel der passer til det.
Generelt kan det altid betale sig at betragte leverandøren som samarbejdspartner. Uanset hvilken betalingsmodel du vælger, kræver et webprojekt meget dialog og specificering. Som kunde er det vigtigt at spille med åbne kort da det mindsker risikoen for skuffelser på begge sider af bordet.
Lær mere:
- Artikel: En kort kravspecifikation
- Artikel: Sig noget
- Artikel: Åben projektledelse: Bedre kommunikation
Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.
