Åben projektledelse: Bedre kommunikation

I forbindelse med "Web 2.0", tales der meget om åbne samtaler og nye måder at involvere brugerne på. Specifikt tales der typisk om indhold, som brugerne selv bidrager med. Det er nye kommunikationsmæssige tendenser, der har ført til spændende initiativer mange steder, men desværre virker projektledelsen upåvirket.

Selv de projektledere der forstår god kommunikation, er ofte meget tilknappede og formelle. Derudover er det tidstypisk, at der på den ene side, skrives alt for mange e-mails, mens der på den anden side sjældent er tilstrækkelig med god dokumentation. Den dokumentation der findes læses også af alt for få. Der må findes en bedre vej!

Lukket projektdokumentation

Problemerne er kendte for de fleste:

• dokumenter, hvor fokus desværre er alt for meget på formen og ikke på indholdet. Bestemte skabeloner skal benyttes og formalia skal være i orden. Meget få læser dem og det er svært at finde de rigtige.

• regneark, med vigtig information der fortaber sig, mens projektlederne skal bruge tid på at opdatere dem regelmæssigt.

For begge gælder, at de kun kan opdateres af én person ad gangen og der ikke er nogen kommunikation om ændringer. Man er nødt til selv at tjekke, om der er nyt og så er man ikke engang sikker på at arbejde med den nyeste version!

Åben projektkommunikation

For nyligt har jeg på flere projekter oplevet interessante forsøg med “Web 2.0″ værktøjer, der bruges til fordel for projektkommunikationen. Resultaterne har været imponerende, så her følger et par eksempler:

1. Dokumenter erstattes af wiki.
Så alle kan bidrage og man kan blive opdateret ved ændringer (via e-mail eller feed). Det hjælper med ejerskab og involvering. En wiki har det med at være mere levende end et dokument, men samtidig mere formløs. Det betyder at fokus flyttes tilbage på det væsentlige: indholdet. En wiki kan adgangssikres og forsiden kunne f.eks. indeholde projekt mål, bemanding, roller og projektplan med link til status rapporter på separate sider. Som det kendes fra populære Wikipedia, kan flere også nemt arbejde sammen på en side (der kunne bruges som dokument).
2. E-mails erstattes med blogs.
Man slipper ikke helt for mail, men ved at bruge blog er det nemt at føre en åben samtale og tage imod kommentarer. Ligesom med wiki er det nemt at holde sig opdateret og skabe en aktiv dialog. Blogs giver også, evt. sammen med en wiki, et nemt sted at starte for nye projektmedlemmer.
3. Regneark erstattes med bug / issue tracking software.
For det meste bliver disse først lanceret når kode er skrevet og leveret. IT-afdelinger har det med at betragte disse værktøjer som problemknusere og ikke fremadrettede planlægningsværktøjer. De kan dog med fordel introduceres tidligere i processen, endda helt fra starten. I stedet for at skubbe regneark rundt med lister over udviklingsønsker, kan løsninger som bugzilla bruges i stedet. Det betyder at flere kan rette samtidig, og systemet kan sende mail til de relevante personer for opgaven. Udvikleren kan også opdatere status direkte i systemet, uden at bekymre sig om at overskrive ændringer fra projektlederen.

Værd at overveje

Naturligvis er der også ulemper ved de nye metoder. Det kræver f.eks. disciplin og retningslinier at sikre en overskuelig wiki. Når der først kommer meget indhold på, bliver det nemt svært at finde rundt. Måske der også er brug for en metode til konfliktløsning, hvis der er uenighed om kontroversielle indlæg.
Blogs kræver regelmæssige opdateringer og andre skriftlige evner end blot e-mails. Links tager tid og bør vedligeholdes. Der bør også påregnes tid til undervisning af skribenterne.
Ganske få projekter er ikke velegnede til mere åben projektledelse. Bemærk også at de foreslåede værktøjer ikke kræver store ændringer i projektmetodik og derudover er værktøjerne oftest gratis!
Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.

Lær mere:

Ansøg om medlemsskab af en erfa-gruppe, deltag i vores internationale webkonferencer, eller overvej at deltage i et kursus. Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bemærkninger vedr. artiklen, så hører vi meget gerne fra dig.