8 fordele ved at have et lille intranetbudget

Mange intranet teams oplever for tiden at have et meget reduceret – eller slet intet – intranetbudget. Det kan naturligvis skabe en masse frustration.Men har du tænkt over, at der også kunne være fordele?

Webredaktør Jakob Mejlholm hos Region Midtjylland blev i foråret 2010 stillet opgaven at levere et nyt intranet til bare 100.000 kr. En sum der i mange andre projekter betragtes som en buffer i budgettet.

Men det begrænsede budget førte faktisk mange gode ting med sig for intranetteamet. Fordele, som du også bør huske på, når du ærgrer dig over dit lille budget.

Glæd dig over dit begrænsede budget

1. Dine projekter bliver mindre og sikkert lettere at håndtere
2. Du får en overskuelig tidshorisont
3. Du har lettere ved at sige nej til ekstra ønsker.  Når du henviser til det begrænsede budget, vil du sikkert opleve, at folk har lettere ved at acceptere den grund
4. Du er tvunget til at fokusere på de løsninger, der virkelig giver værdi
5. Du bliver bedre til at tænke kreativt
6. Du er nødt til at bruge tiden og pengene på mere handling, og færre møder med konsulenter
7. Du leverer små, synlige succeser hurtigt
8. Forventningerne vil være mere realistiske. Du bygger ikke høje forventninger op hos interessenterne til et stort projekt, som bliver leveret om to år. I stedet får du en mulighed for at overgå forventninger og overraske positivt.

Hvor meget intranet kan man få for 100.000 kr?

For de 100.000 kr. og intern hjælp til grafik og implementering af design lykkedes det intranetgruppen at levere et nyt design, ny informationsarkitektur, ny søgemaskine, tydelig kontaktmulighed på de fleste sider samt medarbejderblogs. Det nye intranet er blevet utroligt godt modtaget i organisationen med kommentarer fra brugerne om, at der virkelig er tale om en forbedring, der rykker.

Hvad kan du gøre uden budget?

Projektet fra Region Midtjylland er bevis på, at det betaler sig at flytte fokus fra teknik og dyre, komplekse løsninger til hvordan du kan forbedre brugernes hverdag i små, konkrete skridt, som f.eks.:

• Lave lavpraktiske video-guides på 2-3 minutter for typiske opgaver, der er frustrerende for medarbejdere, som f.eks. opsætning af e-mailsignaturer eller at logge sin ferie i et HR-system.
• Ændre på topnavigationen så den afspejler det mest relevante indhold for medarbejdernes opgaver
• Optimere sektionssiderne under forsiden så den uanvendelige ”Velkommen til afdeling X”-besked erstattes af direkte navigation til vigtige undersider.
• Tale med brugerne og få en bedre forståelse for deres krav.

Er dit intranet budget også blevet beskåret? Har du fundet nogle fordele i situationen?

Vil du høre, hvordan andre intranetfolk håndterer budgetterne?

Jakob er medlem af en af intranet erfa-gruppe hos J. Boye, og delte de gode råd på et gruppemøde, hvor han også fik konstruktiv kritik på videreudviklingen af intranettet.

Du kan også tage med på vores internationale intranetkonference i november i Aarhus og få konkrete ideer fra andre organisationer til hvordan du gør intranettet forretningskritisk.

Hvis du har et komplekst intranet og har brug for at se om du får fuld valuta for pengene, så kan du også bruge J. Boye til at lave et intranet benchmark.